PAGE交警檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交警檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合交警工作實(shí)際，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于交警部門檔案室的各類檔案管理工作，包括交通事故檔案、交通違法處理檔案、車輛及駕駛?cè)斯芾頇n案、勤務(wù)檔案、文書檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則交警檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為交警工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一保管各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向檔案室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案查閱、利用的登記和服務(wù)工作，為利用者提供便利。4.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.交通事故檔案：包括事故現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、事故認(rèn)定書、當(dāng)事人信息、損害賠償調(diào)解記錄等。2.交通違法處理檔案：包括違法記錄、處罰決定書、繳款憑證等。3.車輛及駕駛?cè)斯芾頇n案：包括車輛注冊(cè)登記、轉(zhuǎn)移登記、駕駛?cè)丝荚?、駕駛證核發(fā)等相關(guān)資料。4.勤務(wù)檔案：包括勤務(wù)安排、出勤記錄、交通警衛(wèi)任務(wù)等資料。5.文書檔案：包括各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。6.其他與交警工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理檔案，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行收集。3.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（四）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如交通事故檔案、交通違法處理檔案等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案形成部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回形成部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。（二）保管期限1.交通事故檔案：長(zhǎng)期保管。2.交通違法處理檔案：一般保管期限為[X]年。3.車輛及駕駛?cè)斯芾頇n案：長(zhǎng)期保管。4.勤務(wù)檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。5.文書檔案：按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計(jì)、滅火器等。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行登記和總結(jié)。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.公安交警系統(tǒng)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、其他政府部門因辦案需要查閱檔案。3.當(dāng)事人或其代理人因涉及自身權(quán)益查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人協(xié)助查閱。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由檔案室工作人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.根據(jù)查閱人的需求，提供檔案復(fù)印件或摘抄件。復(fù)印件或摘抄件應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。3.對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，限制查閱范圍和使用方式。（四）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的交警檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的共享和利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、可讀。3.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和利用。（三）信息錄入與維護(hù)1.將檔案目錄信息和相關(guān)內(nèi)容錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。（四）電子檔案管理1.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，采取加密、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。3.對(duì)電子檔案的利用進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保電子檔案的使用符合規(guī)定和安全要求。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定過(guò)程和結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案