PAGEnas檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司NAS（NetworkAttachedStorage，網(wǎng)絡(luò)附屬存儲(chǔ)）檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用NAS存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案管理的部門和個(gè)人。（三）基本原則1.集中管理原則：公司NAS檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，采取有效措施確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司NAS檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)NAS存儲(chǔ)設(shè)備的選型、配置和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。5.負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)NAS檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。4.協(xié)助各部門做好檔案的查閱、借閱和歸還工作，及時(shí)登記和記錄檔案的使用情況。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱和歸還規(guī)定，確保檔案的安全和保密。4.配合檔案管理部門做好檔案管理工作的監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目管理、技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造等類別，具體分類可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。5.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政類，“RS”表示人事類，“CW”表示財(cái)務(wù)類，“YW”表示業(yè)務(wù)類，“QT”表示其他類。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如：23XZ001表示2023年行政類第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工個(gè)人提交的工作報(bào)告、總結(jié)、論文等。4.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案收集應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。3.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)文件的真實(shí)性、合法性和有效性進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)要求進(jìn)行，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物，確保檔案的整齊美觀和便于保存。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，方便檢索和利用。五、檔案的存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)方式1.公司NAS存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)采用RAID（RedundantArrayofIndependentDisks，獨(dú)立冗余磁盤陣列）技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.根據(jù)檔案的類型和重要性，合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域，設(shè)置不同的存儲(chǔ)權(quán)限，確保檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性和保密性。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)要求1.檔案存儲(chǔ)應(yīng)保持整齊、有序，便于查找和利用。不得隨意堆放檔案，避免檔案損壞和丟失。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。及時(shí)清理過(guò)期檔案和無(wú)用文件，釋放存儲(chǔ)空間。3.建立檔案存儲(chǔ)日志，記錄檔案的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)人員等信息，便于查詢和追溯。（三）備份策略1.制定完善的檔案?jìng)浞莶呗?，定期?duì)檔案進(jìn)行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和變化情況確定，重要檔案應(yīng)每天備份，一般檔案可每周或每月備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與NAS存儲(chǔ)設(shè)備不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，并異地存放。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)和處理。六、檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索功能，提高檢索效率。同時(shí)，應(yīng)提供檢索結(jié)果的排序和篩選功能，便于用戶對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步處理。3.定期對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱管理1.公司外部單位因工作需要借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.公司檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，與借閱單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱單位應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.檔案借閱期間，借閱單位應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、重要性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列入銷毀范圍。對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行降密處理或延長(zhǎng)保管期限。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過(guò)程和鑒定結(jié)果，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。八、檔案的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)NAS存儲(chǔ)設(shè)備的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)NAS存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和漏洞掃描，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，確保設(shè)備的安全性。3.建立檔案安全應(yīng)急處置機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)和密碼泄露給他人。在操作檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意防止信息泄露。4.對(duì)于違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建