PAGE派出所檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)派出所檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《公安檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本派出所實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本派出所各部門(mén)及全體民警、輔警在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則派出所檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.依法管理原則嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作，依法履行檔案管理職責(zé)。3.服務(wù)公安工作原則檔案工作要緊密?chē)@公安業(yè)務(wù)，為維護(hù)社會(huì)治安穩(wěn)定、打擊違法犯罪、服務(wù)人民群眾提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以所長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)派出所檔案管理工作，研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢利用。對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，做好檔案的安全防護(hù)工作，確保檔案的完整與安全。按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，做好登記工作。積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助錄入檔案信息，提高檔案管理效率。2.部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理員移交檔案。協(xié)助檔案管理員開(kāi)展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作，提供有關(guān)檔案資料。對(duì)本部門(mén)民警、輔警進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安機(jī)關(guān)在依法履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件材料，包括但不限于：上級(jí)公安機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、指示、通知等。本派出所制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。案件辦理過(guò)程中形成的受案登記表、立案決定書(shū)、詢問(wèn)筆錄、證據(jù)材料、法律文書(shū)等。戶籍管理工作中形成的常住人口登記表、居民身份證申領(lǐng)登記表、戶口遷移審批表等。治安管理工作中形成的特種行業(yè)管理檔案、危險(xiǎn)物品管理檔案、治安案件查處檔案等。出入境管理工作中形成的護(hù)照申請(qǐng)審批表、簽證審批表、境外人員臨時(shí)住宿登記表等。其他與公安業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。2.反映派出所歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、重大活動(dòng)等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制收集，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。2.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照案件編號(hào)、時(shí)間順序等進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行整理。5.實(shí)物檔案應(yīng)詳細(xì)登記實(shí)物名稱、來(lái)源、日期等信息，單獨(dú)存放保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。2.對(duì)不同類別、保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案本派出所制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的規(guī)章制度、重要會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。涉及黨和國(guó)家機(jī)密的文件材料。重大案件、重要事件的相關(guān)檔案。其他需要永久保存的檔案材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，如一般案件檔案、戶籍管理檔案等。保管期限為30年的檔案材料。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，如臨時(shí)性工作文件、一般性通知等。保管期限為10年的檔案材料。（四）檔案定期清查1.每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案的完整與安全。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本派出所民警、輔警因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公安機(jī)關(guān)其他部門(mén)因工作需要查閱本派出所檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，并經(jīng)本派出所檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、有關(guān)單位因工作需要查閱本派出所檔案的，應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)派出所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無(wú)損。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃及抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱利用情況進(jìn)行登記，定期統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)登記檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)派出所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。4.銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的派出所檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索查詢。（三）信息化系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常