PAGE法院電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院在審判、執(zhí)行及其他各項(xiàng)工作中形成的電子檔案的管理。包括但不限于各類(lèi)案件的電子卷宗、文書(shū)、證據(jù)材料、內(nèi)部文件、會(huì)議記錄等以電子形式存在的檔案資料。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則對(duì)全院電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則電子檔案管理貫穿于電子文件的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過(guò)程，確保電子檔案的質(zhì)量。3.真實(shí)有效原則保證電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和有效性，維護(hù)電子檔案的原始面貌。4.安全保密原則采取有效措施確保電子檔案的安全，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。二、電子檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本院電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作，確保電子文件符合歸檔要求。3.負(fù)責(zé)電子檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷(xiāo)毀等工作。4.建立和維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。5.組織開(kāi)展電子檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為本院審判、執(zhí)行及其他工作提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送電子檔案管理工作情況。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)應(yīng)歸檔電子文件向檔案管理部門(mén)移交，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)做好電子檔案的整理、存儲(chǔ)、保管、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)電子檔案信息的安全保密工作，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)保障電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)制定電子檔案管理系統(tǒng)的安全策略和技術(shù)措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸。3.負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并配合檔案管理部門(mén)做好數(shù)據(jù)恢復(fù)工作。4.參與電子檔案管理系統(tǒng)的功能優(yōu)化和升級(jí)工作，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，提供技術(shù)解決方案。三、電子文件的形成與積累（一）電子文件的生成要求1.各部門(mén)在工作中應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本院相關(guān)規(guī)定，規(guī)范電子文件的生成。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。文件格式應(yīng)符合檔案管理要求，盡量避免使用專(zhuān)用軟件或格式生成電子文件，以保證電子文件的通用性和可讀性。3.電子文件應(yīng)具備明確的標(biāo)識(shí)，包括文件名稱(chēng)、文號(hào)、日期、作者等信息，以便于識(shí)別和管理。文件標(biāo)識(shí)應(yīng)與紙質(zhì)文件保持一致，確保電子文件與紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰準(zhǔn)確。（二）電子文件的收集與積累1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的收集與積累工作，確保電子文件在形成過(guò)程中得到及時(shí)、有效的收集。收集范圍應(yīng)涵蓋本部門(mén)在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的所有具有保存價(jià)值的電子文件。2.電子文件的收集應(yīng)遵循實(shí)時(shí)性原則，在文件形成后及時(shí)進(jìn)行收集，避免文件丟失或遺漏。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)采取備份措施，防止數(shù)據(jù)損壞。3.在電子文件的收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理。元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，對(duì)于保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性具有重要意義。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、作者、日期、格式、大小、來(lái)源等信息。（三）電子文件的整理1.電子文件的整理應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，使其條理清晰，便于管理和查找。2.分類(lèi)應(yīng)根據(jù)電子文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行合理劃分，確保同一類(lèi)別的電子文件具有相似的特征和屬性。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，為每一份電子文件賦予一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)符，便于文件的標(biāo)識(shí)和管理。3.編目應(yīng)包括電子文件的題名、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，以便于快速檢索和利用電子文件。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.本院在審判、執(zhí)行及其他各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔范圍包括但不限于各類(lèi)案件的電子卷宗、裁判文書(shū)、證據(jù)材料、內(nèi)部文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等電子文件。（二）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年內(nèi)，將應(yīng)歸檔電子文件向檔案管理部門(mén)移交歸檔。對(duì)于重大案件或緊急事項(xiàng)形成的電子文件，應(yīng)在案件辦結(jié)或事項(xiàng)處理完畢后的一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到各部門(mén)移交的電子文件后，及時(shí)進(jìn)行審核和整理，確保電子文件符合歸檔要求，并在三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，已整理編目的電子文件應(yīng)保持其原有的整理順序和編號(hào)。2.電子文件應(yīng)采用脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行歸檔，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存的要求，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)一式兩份，一份封存保管，一份提供利用。3.歸檔的電子文件應(yīng)同時(shí)存儲(chǔ)其元數(shù)據(jù)信息，元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并歸檔保存。電子文件的存儲(chǔ)格式應(yīng)符合檔案管理部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保電子文件能夠長(zhǎng)期有效讀取。4.各部門(mén)向檔案管理部門(mén)移交電子文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《電子文件歸檔移交清單》，詳細(xì)注明電子文件的名稱(chēng)、數(shù)量、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，包括在線存儲(chǔ)、離線存儲(chǔ)和異地存儲(chǔ)等。在線存儲(chǔ)應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案能夠?qū)崟r(shí)訪問(wèn)和利用；離線存儲(chǔ)應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行備份；異地存儲(chǔ)應(yīng)選擇安全可靠的存儲(chǔ)地點(diǎn)，將重要電子檔案?jìng)浞荽鎯?chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的存儲(chǔ)管理功能，能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、索引編制、權(quán)限管理等操作，確保電子檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性和安全性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施齊全。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全穩(wěn)定。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清潔、殺毒、數(shù)據(jù)備份等操作，防止因設(shè)備故障或病毒感染導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本院實(shí)際情況確定。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的電子檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或?qū)Ρ驹汗ぷ骶哂虚L(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，如本院的重要文件、重大案件的電子卷宗等。3.長(zhǎng)期保管的電子檔案保管期限一般為30年，主要包括在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本院工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性案件的電子卷宗、內(nèi)部文件等。4.短期保管的電子檔案保管期限一般為10年，主要包括在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄等。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成專(zhuān)門(mén)的鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和信息技術(shù)人員等組成，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。2.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、日期等信息，并報(bào)經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和可追溯性。3.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁擅自銷(xiāo)毀或泄露檔案信息。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保電子檔案信息的合理使用和安全保護(hù)。2.利用電子檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本院相關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。（二）利用方式1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱電子檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》或《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、原因、期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合利用規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供電子檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱電子檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將電子檔案帶出指定場(chǎng)所。借閱電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，逾期未還的應(yīng)及時(shí)催還。3.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和借閱范圍，并采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.本院工作人員可以通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)在線查閱電子檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作人員的權(quán)限設(shè)置，提供相應(yīng)的查閱功能。對(duì)于需要打印或復(fù)制電子檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，對(duì)每一次電子檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門(mén)、檔案名稱(chēng)、利用目的、利用方式、歸還日期等信息。2.電子檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為本院檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、電子檔案的安全管理（一）安全防護(hù)措施1.建立健全電子檔案安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等安全技術(shù)措施，防止外部非法入侵和內(nèi)部人員違規(guī)操作，確保電子檔案信息的安全。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全審計(jì)功能，能夠?qū)ο到y(tǒng)操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全事件。安全審計(jì)記錄應(yīng)保存一定期限，以便于事后查詢(xún)和分析。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的安全培訓(xùn)，提高用戶(hù)的安全意識(shí)和操作技能，防止因用戶(hù)操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要程度和更新情況確定，重要電子檔案應(yīng)每天進(jìn)行備份，一般電子檔案應(yīng)每周或每月進(jìn)行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原數(shù)據(jù)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.制定電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障或丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案工作的正常開(kāi)展。（三）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的保密管理。對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子