PAGE中心工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司中心工作檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在中心工作開展過程中形成的各類檔案的管理。（三）定義中心工作檔案是指公司圍繞特定中心任務、重點項目等開展工作時直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司中心工作檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映中心工作的實際情況，數(shù)據準確，手續(xù)完備。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善中心工作檔案管理的具體辦法和流程。2.負責中心工作檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全中心工作檔案的檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對各部門中心工作檔案的管理情況進行監(jiān)督、檢查和指導，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網絡化，提高檔案管理的效率和質量。（二）各部門職責1.負責本部門在中心工作中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、轉讓檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質量。3.嚴格遵守檔案安全保密制度，維護檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務，及時、準確地提供所需檔案資料。5.定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中心工作相關的會議文件、決議、紀要、報告、請示、批復等。2.工作計劃、方案、總結、統(tǒng)計報表等。3.項目立項、可行性研究報告、設計方案、招投標文件、合同協(xié)議等。4.工作記錄、調研材料、實驗數(shù)據、技術文件、圖紙等。5.與中心工作相關的聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的檔案材料應進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照中心工作的類別、階段、項目等進行分類，建立分類體系。2.編號：對每一份檔案材料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在中心工作結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案材料移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目或重要工作，應在項目或工作階段性結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則，對歸檔檔案進行整理、上架保管。（三）保管期限1.中心工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司中心工作的重要決策、法規(guī)性文件、重大項目的立項及成果等。3.長期保管的檔案一般為[X]年，主要包括中心工作的一般性文件、重要會議記錄、項目過程文件等。4.短期保管的檔案為[X]年，主要包括臨時性工作文件、一般性業(yè)務資料等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的介質上，定期進行檢查和維護。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.確保檔案的安全和保密，不得擅自擴大利用范圍。3.方便公司各部門工作需要，提高檔案的利用效率。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.借閱的檔案應按時歸還，如有遺失、損壞等情況，應及時報告并承擔相應的責任。3.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，詳細記錄檔案的利用情況，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需要相適應。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其內容和形式，確定其保管價值。2.根據檔案的形成時間、來源、內容、重要程度等因素，綜合判斷其保管期限和價值。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報告公司分管領導。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，按時報送公司領導和上級主管部門。（二）移交1.公司因機構變動、資產重組等原因，需要對檔案進行移交的，應按照