PAGE干部人事檔案催要制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)干部人事檔案管理，確保干部人事檔案的及時、完整收集，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性，為干部選拔任用、考核評價、教育培訓(xùn)等工作提供堅實(shí)可靠的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及干部人事檔案管理的部門及工作人員，包括但不限于人力資源部門、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案管理人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)干部人事檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的合法性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映干部的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。3.及時高效原則明確檔案催要責(zé)任和流程，確保檔案及時收集、整理和歸檔，提高工作效率。4.保密安全原則嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保干部人事檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案催要職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定干部人事檔案催要計劃，明確催要任務(wù)和時間節(jié)點(diǎn)。2.定期對各部門干部人事檔案的收集情況進(jìn)行檢查和督促，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.負(fù)責(zé)與檔案形成部門溝通協(xié)調(diào)，了解檔案形成進(jìn)度，對逾期未提交檔案的部門進(jìn)行催要，并記錄催要情況。4.對收集到的干部人事檔案進(jìn)行審核、整理和歸檔，確保檔案質(zhì)量符合要求。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門干部人事檔案的形成和收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并確保檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照人力資源部門的催要計劃和要求，按時將本部門干部人事檔案提交至人力資源部門。3.配合人力資源部門做好檔案審核、整理和歸檔等工作，對檔案審核過程中提出的問題及時進(jìn)行整改。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)干部人事檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等。2.協(xié)助人力資源部門制定檔案催要計劃，提供檔案管理方面的專業(yè)意見和建議。3.對收集到的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，格式是否符合要求，對不符合要求的檔案及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。三、檔案催要流程（一）催要通知1.人力資源部門根據(jù)干部人事檔案管理工作的需要，定期梳理應(yīng)歸檔的干部人事檔案清單，明確檔案形成部門、檔案內(nèi)容及催要時間節(jié)點(diǎn)。2.人力資源部門以書面通知或電子文檔的形式向各業(yè)務(wù)部門發(fā)送檔案催要通知，通知內(nèi)容包括催要檔案的具體清單、提交時間要求、檔案內(nèi)容說明以及逾期未提交的后果等。（二）首次催要1.各業(yè)務(wù)部門收到催要通知后，應(yīng)立即安排專人對本部門干部人事檔案進(jìn)行收集和整理。2.在催要通知規(guī)定的時間內(nèi)，各業(yè)務(wù)部門將整理好的干部人事檔案提交至人力資源部門。檔案管理人員對提交的檔案進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、格式不符合要求等問題，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門反饋，并要求其在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)充或修正。3.對于首次催要后仍未按時提交檔案的部門，人力資源部門將進(jìn)行第二次催要，并通過電話、郵件或當(dāng)面溝通等方式提醒其檔案催要的重要性和時間緊迫性。（三）再次催要1.若第二次催要后仍有部門未按時提交檔案，人力資源部門將向該部門發(fā)出正式的催要函，函件中明確指出逾期未提交檔案的行為已違反公司/組織的相關(guān)規(guī)定，并要求其在規(guī)定時間內(nèi)提交檔案，同時說明逾期未提交可能導(dǎo)致的后果，如影響干部選拔任用、考核評價等工作的正常開展。2.人力資源部門將催要函抄送該部門的上級領(lǐng)導(dǎo)，以引起其重視，督促該部門盡快完成檔案提交工作。（四）結(jié)果跟蹤1.人力資源部門對各業(yè)務(wù)部門檔案提交情況進(jìn)行跟蹤，直至所有應(yīng)歸檔的干部人事檔案全部收集齊全。2.對于多次催要仍拒不提交檔案的部門，人力資源部門將視情節(jié)輕重，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定對該部門及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如通報批評、績效考核扣分等。同時，將相關(guān)情況記錄在干部人事檔案管理工作臺賬中，作為今后干部人事檔案管理工作的參考依據(jù)。四、檔案審核與整理（一）審核內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性審核檔案中各項材料所反映的內(nèi)容是否真實(shí)，是否存在偽造、篡改等情況。重點(diǎn)審核學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、獎懲材料等關(guān)鍵材料的真實(shí)性。2.檔案材料的完整性檢查檔案材料是否齊全，是否涵蓋干部個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核評價、獎懲情況、工資待遇、任免情況等各個方面。對于缺失的材料，要求相關(guān)部門及時補(bǔ)充。3.檔案材料的規(guī)范性審核檔案材料的格式是否符合要求，如紙張規(guī)格、字體字號、印章加蓋等是否規(guī)范。對于不符合規(guī)范的材料，要求進(jìn)行重新整理或修正。（二）審核方式1.初審檔案管理人員對收集到的干部人事檔案進(jìn)行初步審核，主要檢查檔案材料的完整性和規(guī)范性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.復(fù)審人力資源部門組織相關(guān)人員對初審?fù)ㄟ^的檔案進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。復(fù)審人員可通過查閱原始資料、實(shí)地調(diào)查、與相關(guān)人員核實(shí)等方式進(jìn)行審核。（三）整理要求1.分類排序按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對審核通過的檔案材料進(jìn)行分類排序，一般分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料。每類材料再按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編目裝訂對整理好的檔案材料進(jìn)行編目，編寫檔案材料目錄，注明材料名稱、日期、頁數(shù)等信息。然后按照編目順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。3.數(shù)字化處理為提高干部人事檔案的管理效率和利用價值，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理過程中要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。五、檔案保管與保密（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房要保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度要符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.對檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引和檢索目錄，便于查找和利用。同時，要對檔案的存放位置進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案存放有序。（二）保密措施1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案庫房要安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員要嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批，確保檔案信息不被泄露。3.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摗鞑n案內(nèi)容。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，要采取加密存儲、專人保管等特殊措施，防止信息泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱干部人事檔案的，必須填寫《干部人事檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意。2.查閱檔案時，必須在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過程中要愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員要及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《干部人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員要對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱干部人事檔案的，必須填寫《干部人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.借閱檔案時，借閱人員要出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定的借閱期限及時歸還檔案。如需延期借閱，必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員要嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱期間擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，檔案管理人員要對借閱檔案進(jìn)行