PAGE領(lǐng)事館護(hù)照檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)領(lǐng)事館護(hù)照檔案的管理，確保護(hù)照檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于領(lǐng)事館內(nèi)涉及護(hù)照檔案管理的所有部門及工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及外交領(lǐng)域相關(guān)規(guī)定，確保護(hù)照檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障護(hù)照檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集、整理護(hù)照檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則：護(hù)照檔案涉及敏感信息，必須嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。5.便利性原則：在確保安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為相關(guān)工作提供便利。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善護(hù)照檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃護(hù)照檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立護(hù)照檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。并定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。4.對護(hù)照檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。5.監(jiān)督、檢查各部門護(hù)照檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理工作流程，具體負(fù)責(zé)護(hù)照檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，確保檔案存放安全，定期檢查檔案保管狀況，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，并及時處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確、及時地為相關(guān)部門和人員提供護(hù)照檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊，并按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施并向上級報告。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的護(hù)照相關(guān)文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，配合做好護(hù)照檔案的管理工作。3.嚴(yán)格遵守護(hù)照檔案查閱、借閱規(guī)定，在使用檔案后及時歸還，并確保檔案的安全和完整。三、護(hù)照檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類護(hù)照申請表格、申請表附件，包括申請人身份證明、照片、簽證申請材料等。2.護(hù)照頒發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、延期等業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的文件，如審批文件、辦理記錄、回執(zhí)等。3.與護(hù)照相關(guān)的外交照會、函件、協(xié)議等往來文件。4.護(hù)照檔案管理過程中形成的統(tǒng)計(jì)報表、分析報告等資料。5.其他與護(hù)照業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將相關(guān)護(hù)照文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。移交時需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.收集的護(hù)照檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。3.對于電子文件形式的護(hù)照檔案，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。同時，要做好電子文件的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照護(hù)照類型（外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照等）、業(yè)務(wù)類別（頒發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)等）、時間順序等進(jìn)行分類。2.編號：為每一份護(hù)照檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、流水號等信息，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)護(hù)照檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、護(hù)照檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的護(hù)照檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照分類、編號順序排列存放于檔案架上，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和核對，確保檔案存放位置準(zhǔn)確無誤。2.電子檔案保管：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.特殊載體檔案保管：對于護(hù)照檔案中涉及的照片、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)保管，并注明載體內(nèi)容、來源、日期等信息。（三）保管期限1.護(hù)照檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括涉及國家重大利益、具有歷史查考價值的護(hù)照檔案等。長期保管的檔案保管期限為50年，主要包括一般性的護(hù)照業(yè)務(wù)檔案、重要外交活動中的護(hù)照相關(guān)檔案等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括日常護(hù)照業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的一般性文件材料等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對護(hù)照檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史保存價值，確定其保管期限是否需要調(diào)整。對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、護(hù)照檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱護(hù)照檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《護(hù)照檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助查閱，并在指定的查閱場所提供檔案。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱護(hù)照檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱過程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.需要借閱護(hù)照檔案的，借閱人員所在部門應(yīng)向檔案管理部門提交《護(hù)照檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員需在借閱登記冊上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)對借閱的護(hù)照檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、護(hù)照檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立護(hù)照檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對護(hù)照檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)護(hù)照檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史保存價值進(jìn)行鑒定。2.對于已失去查考利用價值、保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要的檔案，可列為銷毀范圍。3.對于涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，在鑒定時應(yīng)嚴(yán)格審查，確保銷毀工作符合保密要求。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的護(hù)照檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對，編制《護(hù)照檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.《護(hù)照檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，再提交領(lǐng)事館主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《護(hù)照檔案銷毀清單》上注明銷毀時間、地點(diǎn)、方式等信息，監(jiān)督人員和銷毀人員共同簽字確認(rèn)。5.銷毀工作完成后，《護(hù)照檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行永久保存，以備查考。七、護(hù)照檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立護(hù)照檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)護(hù)照檔案的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)與領(lǐng)事館內(nèi)部其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)護(hù)照檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入管理信息系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對護(hù)照檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再需要保存的檔案數(shù)據(jù)。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地場所。同時，要定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)護(hù)照檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.設(shè)定嚴(yán)格的系統(tǒng)訪問密碼，定期更換密碼，并要求用戶妥善保管個人賬號信息。嚴(yán)禁使用簡單易猜的密碼，避免密碼泄露。3.對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范操作流程，防止因誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。4.定期對護(hù)照檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門護(hù)照檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、移交、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立護(hù)照檔案管理工作內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查檔案管理制度的執(zhí)行情況以及檔案管理經(jīng)費(fèi)的使用情況等，確保檔案管理工作規(guī)范、透明。