PAGE安徽人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)安徽人事檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保人事檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和安全，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省內(nèi)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“單位”）及其所屬員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，嚴(yán)禁任何虛假、偽造信息。2.完整性原則：全面收集員工從參加工作以來(lái)的各類(lèi)人事資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行人事檔案的整理、分類(lèi)、保管和利用。（四）管理職責(zé)1.組織人事部門(mén)：負(fù)責(zé)本單位人事檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督和協(xié)調(diào)落實(shí)。制定人事檔案管理制度和工作流程，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理人員：具體負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。3.員工本人：應(yīng)積極配合單位做好人事檔案管理工作，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)信息資料，并對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。二、人事檔案的內(nèi)容與分類(lèi)（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、健康狀況等。2.履歷表，記錄員工從參加工作以來(lái)的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。3.自傳，員工本人撰寫(xiě)的反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等情況的材料。（二）自傳材料員工撰寫(xiě)的自傳，內(nèi)容應(yīng)包括個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、家庭背景、思想演變過(guò)程、工作表現(xiàn)、政治歷史情況等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等情況。2.任職期滿考核材料，對(duì)員工在某一職務(wù)任職期間的工作表現(xiàn)、業(yè)績(jī)等進(jìn)行全面考核的材料。3.選拔任用考察材料，包括民主推薦、考察談話、綜合評(píng)價(jià)等方面的材料，用于干部選拔任用。4.專(zhuān)項(xiàng)考核材料，如對(duì)員工在某項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核的材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書(shū)。2.學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告，對(duì)學(xué)歷學(xué)位真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)證的材料。3.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)，參加各類(lèi)培訓(xùn)取得的結(jié)業(yè)證明。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件，反映員工專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升情況的材料。5.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)，如職稱(chēng)證書(shū)等。（五）政審材料1.入黨政審材料，包括入黨申請(qǐng)書(shū)、自傳、政治歷史情況審查報(bào)告等。2.出國(guó)（境）政審材料，對(duì)員工出國(guó)（境）進(jìn)行政審的相關(guān)材料。3.其他政審材料，如因工作需要進(jìn)行的特殊政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書(shū)，記錄員工加入中國(guó)共產(chǎn)黨的志愿和過(guò)程。2.入黨申請(qǐng)書(shū)，員工向黨組織遞交的入黨申請(qǐng)材料。3.轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正時(shí)提交的申請(qǐng)材料。4.思想?yún)R報(bào)，員工定期向黨組織匯報(bào)思想、工作等情況的材料。5.共青團(tuán)員入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)等材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定，如政府獎(jiǎng)勵(lì)、單位內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)等。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料及審批表，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)原因和過(guò)程的材料。（八）處分材料1.處分決定、處分解除決定，對(duì)員工違紀(jì)違規(guī)行為進(jìn)行處分及處分解除的相關(guān)文件。2.處分調(diào)查材料、申訴復(fù)查材料，包括調(diào)查過(guò)程、員工申訴及復(fù)查結(jié)果等材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表，記錄員工工資調(diào)整情況的材料。2.職務(wù)任免文件，包括任職通知、免職通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等材料，反映員工出國(guó)（境）情況。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢表，記錄員工身體健康狀況的材料。2.勞動(dòng)合同，員工與單位簽訂的勞動(dòng)合同。3.離職證明，員工離職時(shí)單位出具的證明材料。4.其他與員工人事管理相關(guān)的重要材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.單位各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及員工人事變動(dòng)、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等方面的材料移交至組織人事部門(mén)或檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期主動(dòng)向相關(guān)部門(mén)收集員工人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)更新和補(bǔ)充。3.員工本人應(yīng)按照要求及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料，如學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等復(fù)印件。（二）整理1.檔案管理人員收到人事檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類(lèi)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。對(duì)不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或員工本人溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括材料名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，便于查找和管理。4.將整理好的材料按照檔案分類(lèi)順序依次裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號(hào)等信息。四、人事檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行有序排列。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存放有序。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.建立人事檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的接收、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱等情況。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《人事檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的人事檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、借閱范圍等。2.《人事檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理人員按照審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注及污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休、升學(xué)、出國(guó)（境）等原因，需要轉(zhuǎn)移人事檔案的。2.單位之間因工作需要，需調(diào)閱或轉(zhuǎn)移人事檔案的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)往單位、檔案內(nèi)容清單等信息。2.《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)轉(zhuǎn)出單位組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，與人事檔案一并密封，通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。3.接收單位收到人事檔案后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)檔案內(nèi)容和《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》信息。如發(fā)現(xiàn)檔案材料短缺、損壞或與轉(zhuǎn)遞通知單不符等情況，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系解決。4.接收單位在確認(rèn)檔案無(wú)誤后，在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)寄回轉(zhuǎn)出單位。七、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立安徽人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。2.人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等功能，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將人事檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入人事檔案信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.組織人事部門(mén)定期對(duì)本單位人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立人事檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和考核。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)制定整改措施，限期整改到位，并將整改情況報(bào)告上