PAGE派出所檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)派出所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所各部門在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：派出所檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的檔案必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，材料完整齊全。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本派出所設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本派出所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本派出所各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷毀處理。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提高檔案管理效率。6.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、各類報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋案件卷宗、治安管理檔案、戶籍檔案、出入境管理檔案等。3.人事檔案：包含民警個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。4.財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映派出所工作和活動(dòng)的資料。6.實(shí)物檔案：獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型分別制定編號(hào)規(guī)則。如案件卷宗編號(hào)可采用案件受理時(shí)間案件性質(zhì)流水號(hào)，治安管理檔案編號(hào)可采用年度類別流水號(hào)等。3.人事檔案編號(hào)：按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保一人一號(hào)，便于查詢和管理。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：依據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理要求，結(jié)合年度、類別等因素進(jìn)行編號(hào)。5.聲像檔案編號(hào)：以拍攝時(shí)間主題序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如20230501派出所活動(dòng)002，表示2023年5月1日拍攝的關(guān)于派出所活動(dòng)的第2份聲像檔案。6.實(shí)物檔案編號(hào)：按照實(shí)物的類別和入庫時(shí)間順序編號(hào)，如JQ2023001，表示第1件2023年入庫的獎(jiǎng)牌類實(shí)物檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本派出所各部門在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本派出所工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本派出所對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.民警個(gè)人在工作中形成的重要材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖像完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，依次編寫頁號(hào)、目錄，裝訂成冊(cè)。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)案件卷宗、治安管理檔案等進(jìn)行分類整理，確保材料齊全、順序合理、編目準(zhǔn)確。3.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)個(gè)人檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，裝入檔案盒。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)檔案管理要求，對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類裝訂，編制目錄。5.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并刻錄存儲(chǔ)。6.實(shí)物檔案整理：對(duì)實(shí)物進(jìn)行清理、登記，附上簡(jiǎn)要說明，妥善保管。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在案件辦結(jié)、工作事項(xiàng)結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)在人員變動(dòng)手續(xù)辦理完畢后及時(shí)歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理歸檔，次年上半年移交檔案管理部門。5.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。6.實(shí)物檔案應(yīng)在接收后及時(shí)登記歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并交至檔案管理部門。4.檔案管理部門接收檔案后，進(jìn)行再次審核，核對(duì)無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）移交要求1.移交的檔案應(yīng)保持整理后的原狀，不得隨意拆換、抽取或涂改。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，以備查考。3.交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并分類存放。4.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管在專門的展示柜或倉庫中，確保實(shí)物的安全和完整。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要是反映本派出所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件；長(zhǎng)期保管期限為16年至50年；短期保管期限為5年以下。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)不同業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，如案件卷宗一般應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.人事檔案的保管期限為自形成之日起至退休后5年。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，如會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。5.聲像檔案和實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其重要性和歷史價(jià)值確定，一般應(yīng)長(zhǎng)期保管。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)本派出所領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本派出所民警因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本派出所檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本派出所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.涉及國家機(jī)密、警務(wù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)本派出所主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱證件。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。4.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、損壞等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，辦理歸還手續(xù)，并注銷查閱證件。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檔案復(fù)印件、摘錄等服務(wù)，滿足利用需求。2.對(duì)于涉及重要案件、敏感信息等檔案的利用，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和登記。3.鼓勵(lì)利用檔案開展編研工作，為派出所工作提供參考依據(jù)和歷史借鑒。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本派出所檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案形成時(shí)間、來源、重要程度等因素進(jìn)行綜合判斷。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見，確保鑒定結(jié)果符合工作實(shí)際。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)注明