PAGE水務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在水務(wù)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門對(duì)全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映水務(wù)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.及時(shí)性原則：檔案形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向公司檔案管理部門移交。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)全公司檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用各類檔案。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。2.部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水務(wù)規(guī)劃文件：包括中長(zhǎng)期規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等。2.工程建設(shè)檔案：項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)檔案：水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.行政管理檔案：公司文件、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.科技檔案：科研項(xiàng)目文件、技術(shù)創(chuàng)新成果等。6.其他與水務(wù)工作相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，進(jìn)行復(fù)查，確無(wú)保存價(jià)值的，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同銷毀檔案，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)移交的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)水務(wù)工作原則：檔案利用應(yīng)圍繞水務(wù)工作中心，為公司決策、生產(chǎn)、管理等提供支持。3.保密原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者的需求，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：為利用者出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.利用者應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.經(jīng)檔案管理部門審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用者憑