PAGE微型消防站檔案制度一、總則（一）目的為加強微型消防站的規(guī)范化管理，確保微型消防站檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有微型消防站的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：微型消防站檔案由專門的檔案管理部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映微型消防站的工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集微型消防站在建設(shè)、運行、訓(xùn)練、滅火救援等各個方面形成的檔案資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善微型消防站檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理微型消防站的各類檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.對檔案資料進行分類、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為微型消防站的工作決策、訓(xùn)練演練、滅火救援等提供支持和服務(wù)。（二）微型消防站站長職責(zé)1.負責(zé)組織本微型消防站檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整。2.對本微型消防站檔案的真實性、準確性負責(zé)，督促檔案管理人員做好檔案管理工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定履行審批手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理制度，認真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.負責(zé)檔案資料的分類、編號、編目、裝訂等具體工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理，保證檔案的安全和完整。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類微型消防站檔案分為以下幾類：1.綜合管理類：包括微型消防站的建設(shè)規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度等。2.人員管理類：包括隊員基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲情況等。3.裝備管理類：包括消防器材裝備清單、采購合同、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。4.訓(xùn)練管理類：包括訓(xùn)練計劃、訓(xùn)練方案、訓(xùn)練記錄、考核成績等。5.滅火救援類：包括火災(zāi)報警記錄、接警出動記錄、滅火救援報告、現(xiàn)場照片、視頻等。6.安全管理類：包括安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故報告與處理記錄等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號結(jié)構(gòu)為：[類別代碼][年份][流水號]。類別代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“ZH”表示綜合管理類，“RY”表示人員管理類，“ZB”表示裝備管理類，“XL”表示訓(xùn)練管理類，“MJ”表示滅火救援類，“AQ”表示安全管理類。年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號：用三位數(shù)字表示同一類別、同一年份檔案的順序號，從“001”開始依次編號。3.例如，綜合管理類中2023年形成的第5份檔案編號為“ZH2023005”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.微型消防站在日常工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表等。2.上級主管部門下發(fā)的與微型消防站工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.微型消防站與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作文件等。4.隊員個人提交或形成的與工作相關(guān)的材料，如培訓(xùn)心得、工作總結(jié)等。5.滅火救援行動中產(chǎn)生的各類資料，包括現(xiàn)場照片、視頻、報告等。6.其他與微型消防站工作有關(guān)的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門和隊員應(yīng)及時將工作中形成或收到的檔案資料移交檔案管理部門，不得私自留存。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保備份的安全性和可靠性。（三）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.對每一類檔案資料進行編號，并編制相應(yīng)的目錄清單。3.對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。4.對電子檔案資料進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年份、編號順序排列上架存放，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.微型消防站檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：包括微型消防站的建設(shè)規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)、重要會議記錄、規(guī)章制度、滅火救援重大事件檔案等。長期保管的檔案：保管期限為10年至30年，包括人員管理、裝備管理、訓(xùn)練管理、安全管理等方面的重要檔案資料。短期保管的檔案：保管期限為1年至10年，包括一般性的文件、資料、記錄等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求等因素綜合考慮。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.微型消防站內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱目的和內(nèi)容，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）借閱手續(xù)1.微型消防站內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)本部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，除按照上述查閱手續(xù)辦理外，還應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保檔案的安全和完整。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護檔案，保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上圈點、批注、污損。3.查閱和借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱和借閱結(jié)束后，查閱和借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如有問題及時查明原因并處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分征求檔案形成部門和相關(guān)人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案