PAGE企事業(yè)單位檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企事業(yè)單位各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企事業(yè)單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集企事業(yè)單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效的保密措施，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)企事業(yè)單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本單位的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與本單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化。6.定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作情況，并接受其監(jiān)督和檢查。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等各類(lèi)文書(shū)材料。2.科技檔案涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等，記錄企事業(yè)單位在科技研發(fā)、工程建設(shè)和設(shè)備管理等方面的活動(dòng)。3.人事檔案包含員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案涉及會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理過(guò)程中形成的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等，記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)資料。6.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等資料，直觀反映企事業(yè)單位的重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景和歷史風(fēng)貌。7.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料和信息，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，便于檔案的分類(lèi)管理和查找利用。2.編號(hào)方法采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度保管期限件號(hào)”的編號(hào)結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：由上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一給定，用于標(biāo)識(shí)企事業(yè)單位檔案全宗。分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，對(duì)各類(lèi)檔案賦予相應(yīng)的代碼，如文書(shū)檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示等。年度：用公元紀(jì)年全稱(chēng)表示，如“2023”。保管期限：分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。件號(hào)：按檔案整理順序依次編寫(xiě)，每份檔案編一個(gè)唯一的件號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.本單位召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本單位開(kāi)展科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置等活動(dòng)產(chǎn)生的文件、資料。6.員工個(gè)人在工作中形成的有保存價(jià)值的文件、材料。7.反映本單位歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，以件為單位裝訂、編目。2.科技檔案根據(jù)項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，按照項(xiàng)目進(jìn)展階段或設(shè)備型號(hào)等順序排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，分為十大類(lèi)，每類(lèi)按一定順序排列，建立檔案目錄和索引。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度和保管期限分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型和流程進(jìn)行分類(lèi)整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引和檢索工具。6.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，編制聲像檔案目錄。7.電子檔案按照電子文件的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子文件的可讀性和可利用性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序排列檔案，同類(lèi)檔案集中存放。2.不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制副本、進(jìn)行數(shù)字化處理等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，提出檔案保管期限的初步意見(jiàn)，報(bào)檔案管理部門(mén)審核確定。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。借閱期限一般不超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、日期、目的等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的用途、期限等，并承諾遵守檔案管理制度。3.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱、借閱人員的有效證件，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)持相關(guān)法律文書(shū)和工作證件，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案管理制度，保護(hù)檔案的安全和完整。2.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企事業(yè)單位的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類(lèi)號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.檔案借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，對(duì)不同用戶(hù)的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子文件的收集與歸檔：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將電子文件收集整理后移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)按照檔案整理要求進(jìn)行歸檔。2.電子檔案的存儲(chǔ)與備份：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.電子檔案的安全保護(hù)：采取加密、防火墻、防病毒等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（四）信息化管理培訓(xùn)1.定期組織檔案管