PAGE執(zhí)法隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在執(zhí)法工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本執(zhí)法隊(duì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)法隊(duì)全體成員在執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：執(zhí)法隊(duì)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映執(zhí)法活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置執(zhí)法隊(duì)設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合執(zhí)法隊(duì)實(shí)際，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理執(zhí)法隊(duì)在執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的有序存放。3.檔案保管：提供安全的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案利用服務(wù)：建立檔案查閱、借閱登記制度，為執(zhí)法隊(duì)成員及其他相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息。5.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)執(zhí)法隊(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體成員的檔案管理意識(shí)和技能。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.執(zhí)法文書檔案：包括各類行政處罰決定書、行政強(qiáng)制措施決定書、詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、聽證筆錄等執(zhí)法過程中形成的文書材料。2.案件卷宗檔案：按照案件類別，將每個(gè)案件的相關(guān)材料整理成卷宗，包括立案審批表、調(diào)查終結(jié)報(bào)告、案件討論記錄、處罰決定執(zhí)行情況等。3.證據(jù)檔案：收集和保存執(zhí)法過程中獲取的各類證據(jù)材料，如物證、書證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等，按照證據(jù)類型和案件進(jìn)行分類存放，并建立證據(jù)清單。4.行政復(fù)議與訴訟檔案：涉及執(zhí)法隊(duì)行政復(fù)議和行政訴訟案件的相關(guān)材料，包括復(fù)議申請(qǐng)書、答辯狀、判決書、裁定書等。5.隊(duì)伍建設(shè)檔案：記錄執(zhí)法隊(duì)隊(duì)伍建設(shè)方面的文件材料，如人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料。6.設(shè)備與物資檔案：執(zhí)法隊(duì)使用的各類設(shè)備、物資的采購、使用、維護(hù)等方面的檔案，包括設(shè)備清單、采購合同、維修記錄等。7.其他檔案：不屬于上述分類的其他與執(zhí)法隊(duì)工作相關(guān)的檔案材料。（二）檔案編號(hào)方法1.執(zhí)法文書檔案編號(hào)：采用年度+文書類別+流水號(hào)的方式編號(hào)。例如，2023年行政處罰決定書的編號(hào)為2023XZCF001，其中“XZCF”表示行政處罰決定書，流水號(hào)從001開始依次編排。2.案件卷宗檔案編號(hào)：按照年度+案件類別+案件序號(hào)的格式編號(hào)。如2023年食品藥品類案件卷宗編號(hào)為2023SPYP001，“SPYP”代表食品藥品類案件，案件序號(hào)根據(jù)立案順序依次確定。3.證據(jù)檔案編號(hào)：年度+證據(jù)類型+案件序號(hào)+證據(jù)序號(hào)。例如2023年物證類證據(jù)，涉及某一案件的編號(hào)為2023WZ001001，第一個(gè)“001”為案件序號(hào)，第二個(gè)“001”為該案件中該物證的序號(hào)。4.行政復(fù)議與訴訟檔案編號(hào)：年度+復(fù)議/訴訟類型+案件序號(hào)。如2023年行政復(fù)議案件編號(hào)為2023XZFY001，“XZFY”表示行政復(fù)議。5.隊(duì)伍建設(shè)檔案編號(hào)：年度+檔案類別+流水號(hào)。如2023年人員培訓(xùn)檔案編號(hào)為2023DWJS001，“DWJS”表示隊(duì)伍建設(shè)。6.設(shè)備與物資檔案編號(hào)：年度+設(shè)備/物資類別+設(shè)備/物資序號(hào)。例如2023年執(zhí)法車輛檔案編號(hào)為2023ZFCL001，“ZFCL”表示執(zhí)法車輛。7.其他檔案編號(hào)：年度+檔案類別+流水號(hào)，根據(jù)檔案具體內(nèi)容確定類別代碼。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.執(zhí)法人員在執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的各類檔案材料移交檔案管理部門。移交時(shí)，需填寫檔案移交清單，注明檔案材料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集上來。3.對(duì)于重要的執(zhí)法活動(dòng)或案件，檔案管理部門可提前介入，指導(dǎo)執(zhí)法人員做好檔案材料的收集工作，確保檔案的全面性和準(zhǔn)確性。（二）整理流程1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)于文書檔案和案件卷宗檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)要注意整齊、牢固，保持材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)要保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，確保電子檔案的安全和可讀取性。（三）檔案保管期限1.執(zhí)法文書檔案：行政處罰決定書、行政強(qiáng)制措施決定書等重要執(zhí)法文書檔案保管期限為[具體保管期限]年。2.案件卷宗檔案：一般案件卷宗檔案保管期限為[具體保管期限]年，涉及重大案件、復(fù)雜案件或有特殊要求的案件卷宗檔案保管期限適當(dāng)延長。3.證據(jù)檔案：與案件相關(guān)的證據(jù)檔案保管期限與案件卷宗檔案保管期限一致。4.行政復(fù)議與訴訟檔案：保管期限至案件終結(jié)后[具體保管期限]年。5.隊(duì)伍建設(shè)檔案：人員招聘、培訓(xùn)、考核等檔案保管期限為[具體保管期限]年。6.設(shè)備與物資檔案：設(shè)備采購合同、維修記錄等檔案保管期限至設(shè)備報(bào)廢后[具體保管期限]年。7.其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限。（四）檔案檢查與清點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄是否一致，確保檔案的準(zhǔn)確存放。六、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.執(zhí)法隊(duì)成員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱執(zhí)法隊(duì)檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)法隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.檔案一般不外借，如有特殊情況確需借閱的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和執(zhí)法隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體借閱期限]天，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱、借閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)，并向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組按照檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制檔案鑒定清冊(cè)，列出檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案鑒定小組對(duì)鑒定清冊(cè)進(jìn)行審核，逐份分析檔案的價(jià)值，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，經(jīng)執(zhí)法隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方法與記