PAGE房地局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房地局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在房地產(chǎn)管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬單位以及與房地局業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房地局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映房地產(chǎn)管理工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理與日常維護(hù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲與檢索。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。（三）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)行政管理文件，包括政策法規(guī)、規(guī)劃文件、審批文件等。2.房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案，如房屋所有權(quán)登記、土地使用權(quán)登記等相關(guān)資料。3.房地產(chǎn)市場管理檔案，包括商品房預(yù)售、銷售、租賃等交易檔案。4.房屋征收與補(bǔ)償檔案，涵蓋征收決定、補(bǔ)償協(xié)議等文件。5.物業(yè)管理檔案，如物業(yè)服務(wù)合同、小區(qū)管理資料等。6.本局各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對重要的會議記錄、重大項(xiàng)目文件等應(yīng)及時收集，必要時進(jìn)行錄音、錄像等備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理。2.分類標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)類別、時間順序、文件性質(zhì)等確定，保持分類的科學(xué)性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具，便于查找利用。4.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，做到排列有序、層次分明。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.行政管理類：包括上級文件、本局文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)等。2.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍類：房屋所有權(quán)檔案、土地使用權(quán)檔案、房地產(chǎn)測繪成果檔案等。3.市場管理類：商品房交易檔案、房屋租賃檔案、房地產(chǎn)中介管理檔案等。4.房屋征收類：征收項(xiàng)目檔案、補(bǔ)償安置檔案等。5.物業(yè)管理類：物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案、小區(qū)物業(yè)服務(wù)檔案等。6.特殊載體類：照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）編號規(guī)則1.采用層級編碼方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由類別代碼、年度代碼、流水號等組成。3.類別代碼根據(jù)分類方案確定，如“XZ”代表行政管理類，“CQ”代表產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍類等。4.年度代碼采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的檔案。5.流水號按照檔案形成的先后順序依次編排。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）安全保護(hù)措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、消防器材等。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等。4.做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換、損壞檔案。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱完畢后及時歸還檔案。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用方式1.為本局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持，如政策查詢、產(chǎn)權(quán)核實(shí)、市場分析等。2.對外提供檔案查閱服務(wù)，滿足相關(guān)單位和個人的合法需求。3.開展檔案編研工作，編寫房地產(chǎn)管理專題資料、大事記等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作研究提供參考。（二）統(tǒng)計工作1.建立檔案利用統(tǒng)計制度，定期對檔案的借閱、查閱、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用目的、利用人次等。3.檔案管理人員應(yīng)及時準(zhǔn)確地填寫統(tǒng)計報表，報送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合房地局檔案管理實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存意義的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，并做好記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案信息服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時更新檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備