PAGE機(jī)關(guān)內(nèi)業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作中形成的各類內(nèi)業(yè)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)內(nèi)業(yè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案的形成應(yīng)真實反映機(jī)關(guān)工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查閱。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)業(yè)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔機(jī)關(guān)各部門形成的各類檔案。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的存儲、保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案查閱：為機(jī)關(guān)各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。5.檔案統(tǒng)計：定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。（三）各部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.及時歸檔：按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，確保檔案的及時、完整。3.協(xié)助查閱：在檔案管理部門需要時，協(xié)助提供相關(guān)檔案的查閱線索和背景資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本機(jī)關(guān)文件：本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復(fù)等。3.會議文件：機(jī)關(guān)召開的各類會議形成的文件、紀(jì)要、記錄等。4.業(yè)務(wù)檔案：各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，如項目檔案、合同檔案、人事檔案等。5.其他檔案：與機(jī)關(guān)工作相關(guān)的其他有保存價值的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整齊全：收集的檔案應(yīng)完整無缺，包括文件的正件、附件、底稿等。3.真實準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映機(jī)關(guān)工作的實際情況，不得弄虛作假。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（三）保管要求1.分類存放：按照檔案的分類編號順序，將檔案分類存放在檔案架或檔案柜中。2.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時處理。3.溫濕度控制：保持檔案庫房的溫濕度適宜，溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)措施，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位人員因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。（二）查閱程序1.申請：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案供查閱人員查閱。4.登記：查閱人員查閱檔案時，檔案管理部門工作人員應(yīng)做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。5.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案，確保檔案的完整。（三）利用方式1.復(fù)?。翰殚喨藛T如需復(fù)印檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。2.摘錄：查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并在摘錄內(nèi)容上簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從機(jī)關(guān)工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和形式，判定其保存價值。2.綜合分析：結(jié)合機(jī)關(guān)工作的歷史發(fā)展、職能變化等因素，綜合分析檔案的保存價值。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對已鑒定的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀：檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清冊，組織專人對檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立機(jī)關(guān)內(nèi)業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檔案信息安全：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改等情況。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：錄入檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.及時更新：檔案管理信息