PAGE縣審計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強縣審計檔案管理，規(guī)范審計檔案整理、保管、利用等工作，保障審計檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計法》以及國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本縣審計工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本縣各級審計機關(guān)在審計項目實施過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。審計檔案由縣審計機關(guān)統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀審計檔案。2.完整準確原則。確保審計檔案全面、真實地反映審計項目的實施過程和結(jié)果，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則。采取有效措施，確保審計檔案的安全，防止檔案信息泄露。同時，嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密。4.便于利用原則?？茖W(xué)分類、整理審計檔案，建立健全檢索體系，方便審計人員和其他相關(guān)人員查閱和利用審計檔案。二、審計檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善審計檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)審計檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和銷毀審計檔案。3.建立健全審計檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.對審計檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期分析檔案利用效果，為審計工作提供參考。5.組織開展審計檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高審計人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。6.負責(zé)審計檔案信息化建設(shè)，推進審計檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）審計項目實施部門職責(zé)1.按照本制度的要求，負責(zé)審計項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.在審計項目實施過程中，指定專人負責(zé)文件材料的管理，及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好審計檔案的整理、裝訂、編目等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和協(xié)助。4.按照規(guī)定的期限和程序，向檔案管理部門移交審計項目檔案，辦理檔案移交手續(xù)。（三）審計人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，在審計項目實施過程中，及時收集、整理與審計項目有關(guān)的文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和規(guī)范性。2.按照檔案整理要求，對本人形成的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并在審計項目結(jié)束后及時移交項目實施部門。3.積極配合檔案管理部門和審計項目實施部門做好審計檔案的管理工作，提供必要的信息和資料。三、審計檔案的收集與整理（一）收集范圍審計檔案收集的文件材料主要包括：1.審計通知書、審計實施方案、審計工作底稿、審計證據(jù)、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等審計業(yè)務(wù)文件。2.與審計項目有關(guān)的被審計單位承諾書、情況說明、財務(wù)會計資料、其他相關(guān)資料等。3.審計項目實施過程中形成的會議記錄、紀要、請示報告、批示、信函等文件材料。4.審計項目質(zhì)量控制相關(guān)文件，如審計項目審理意見書、審計業(yè)務(wù)會議記錄等。5.其他與審計項目有關(guān)的重要文件材料。（二）收集要求1.審計項目實施部門應(yīng)在審計項目結(jié)束后及時收集、整理審計項目文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的完整性和可讀性。（三）整理方法1.審計檔案應(yīng)按照審計項目立卷，一個審計項目可立一卷或多卷。對于規(guī)模較大、內(nèi)容較多的審計項目，可按審計事項或?qū)徲嬰A段分別立卷。2.立卷時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料的有機整體性。同一審計事項的文件材料應(yīng)集中在一起，不同審計事項的文件材料不得混淆立卷。3.審計檔案的整理應(yīng)按照以下步驟進行：分類：將收集的文件材料按照審計項目的不同階段和性質(zhì)進行分類，如審計準備、審計實施、審計報告、審計終結(jié)等階段，以及審計業(yè)務(wù)文件、相關(guān)資料等類別。編號：對分類后的文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。裝訂：將編號后的文件材料按照順序進行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。編目：編制審計檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁號、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。四、審計檔案的保管（一）保管期限審計檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括：上級領(lǐng)導(dǎo)重要批示、交辦的審計項目文件材料。反映審計工作重大成果、具有重要歷史價值的審計項目文件材料。涉及國家重大經(jīng)濟決策、重要經(jīng)濟案件的審計項目文件材料。其他需要永久保管的審計項目文件材料。2.長期保管的檔案主要包括：審計署統(tǒng)一組織的審計項目文件材料。省級審計機關(guān)組織的重要審計項目文件材料。涉及較大金額的審計項目文件材料。審計工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、規(guī)章制度等。其他需要長期保管的審計項目文件材料。保管期限一般為20年。3.短期保管的檔案主要包括：一般性審計項目文件材料。審計工作中形成的一般性文件材料。其他需要短期保管的審計項目文件材料。保管期限一般為10年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保審計檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.審計檔案應(yīng)按照保管期限和類別進行分類存放，排列有序，便于查找和管理。4.對電子審計檔案，應(yīng)采取備份存儲等措施，確保電子檔案的安全和完整。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管期限的變更與鑒定1.審計檔案保管期限確定后，一般不得隨意變更。如有特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。2.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的審計檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織審計項目實施部門、審計人員等相關(guān)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)審計檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對審計檔案進行全面審查，提出鑒定意見。對確無保存價值的審計檔案，應(yīng)填寫銷毀清冊，報經(jīng)批準后予以銷毀。五、審計檔案的利用（一）利用范圍審計檔案的利用主要包括以下方面：1.審計機關(guān)內(nèi)部人員查閱審計檔案，用于審計業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗交流、審計項目復(fù)查等。2.上級審計機關(guān)、有關(guān)部門查閱審計檔案，用于指導(dǎo)工作、監(jiān)督檢查等。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等查閱審計檔案，用于案件查處、責(zé)任追究等。4.其他經(jīng)批準查閱審計檔案的單位和個人。（二）利用程序1.查閱審計檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人或檔案管理部門負責(zé)人批準。2.查閱審計檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護審計檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、銷毀檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的審計檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立審計檔案利用登記制度，對查閱審計檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細登記。2.定期對審計檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括查閱人次、查閱檔案數(shù)量、利用效果等。六、審計檔案的移交與接收（一）移交1.審計項目結(jié)束后，審計項目實施部門應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)將審計項目檔案移交檔案管理部門。移交期限一般為審計項目結(jié)束后的[X]個月內(nèi)。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、卷數(shù)、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。3.審計項目實施部門應(yīng)確保移交的檔案齊全、完整、整理規(guī)范，符合檔案管理要求。（二）接收1.檔案管理部門在接收審計項目檔案時，應(yīng)認真核對檔案移交清單，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。2.對不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)要求審計項目實施部門進行補充或整改，直至符合要求后再予以接收。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時將檔案入庫保管，并按照規(guī)定進行登記和編號。七、審計檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)審計檔案的數(shù)字化管理，建立審計檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)審計檔案的在線查閱、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高審計檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化掃描1.對紙質(zhì)審計檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標準，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，存儲格式應(yīng)便于長期保存和利用。同時，應(yīng)建立電子文件索引目錄，便于檢索和查詢。（三）信息錄入與管理1.將審計檔案的相關(guān)信息錄入審計檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。信息錄入應(yīng)準確、完整，確保數(shù)據(jù)庫信息的真實性和可靠性。2.定期對審計檔案信息數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，及時清理無效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫的正常運行。同時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份等措施。（四）安全與保密1.加強審計檔案信息化系統(tǒng)