PAGE無人機(jī)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司無人機(jī)檔案的管理，確保無人機(jī)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查詢、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有無人機(jī)相關(guān)檔案的管理，包括無人機(jī)采購(gòu)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司無人機(jī)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映無人機(jī)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、技術(shù)秘密等重要檔案信息進(jìn)行保密管理，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善無人機(jī)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.收集、整理、歸檔無人機(jī)相關(guān)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲(chǔ)，確保檔案的安全和完整。5.提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性。（二）無人機(jī)使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門無人機(jī)檔案的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的歸檔、查詢、借閱等工作。3.確保本部門產(chǎn)生的無人機(jī)檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行整理和移交。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。4.對(duì)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.采購(gòu)檔案：包括無人機(jī)采購(gòu)合同、發(fā)票、技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.使用檔案：飛行任務(wù)計(jì)劃、飛行記錄、使用報(bào)告等。3.維護(hù)檔案：維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修報(bào)告、零部件更換記錄等。4.培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。5.安全檔案：安全檢查記錄、事故報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等。6.其他檔案：與無人機(jī)相關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“CG”表示采購(gòu)檔案，“SY”表示使用檔案等。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，2023年采購(gòu)的第一份無人機(jī)檔案編號(hào)為“2023CG0001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.無人機(jī)采購(gòu)過程中產(chǎn)生的所有文件、資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同草案、合同正式文本、驗(yàn)收文件等。2.無人機(jī)使用過程中形成的數(shù)據(jù)記錄，如飛行時(shí)間、飛行高度、飛行軌跡、拍攝照片和視頻等。3.無人機(jī)維護(hù)、維修過程中的記錄，包括維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修報(bào)告、零部件更換記錄、維修發(fā)票等。4.無人機(jī)操作人員的培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、考核試卷、成績(jī)登記表等。5.無人機(jī)安全管理相關(guān)的文件和記錄，如安全檢查報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等。6.其他與無人機(jī)相關(guān)的文件、資料、記錄，如技術(shù)文檔、說明書、操作手冊(cè)、軟件程序等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門無人機(jī)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于重要的無人機(jī)檔案，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)于無法收集原件的，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。（三）整理方法1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.將檔案資料按照類別順序排列，采用裝訂或裝盒等方式進(jìn)行保管，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，便于查詢和利用。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.無人機(jī)采購(gòu)檔案、維護(hù)檔案、安全檔案等重要檔案的保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于[X]年。2.無人機(jī)使用檔案、培訓(xùn)檔案等一般檔案的保管期限為[X]年。3.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（二）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放無人機(jī)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制溫濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。（三）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，存放在檔案架或檔案柜中。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤、光盤、磁帶等，并建立備份制度，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。六、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢無人機(jī)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《檔案查詢申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢結(jié)果。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱無人機(jī)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)在借閱登記冊(cè)上記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失。如需延長(zhǎng)借閱期限或復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）限制與監(jiān)督1.涉及公司機(jī)密、技術(shù)秘密等重要檔案的查詢和借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查詢和借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查詢和借閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，防止檔案泄露和丟失。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)無人機(jī)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案的保管期限是否屆滿。3.檔案是否仍具有保存價(jià)值。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的鑒定結(jié)果。2.對(duì)于保管期限屆滿且已失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀，確保檔案的徹底銷毀。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作的真實(shí)性和合法性。銷毀結(jié)束后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷