PAGE光伏發(fā)電檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，保障光伏發(fā)電項(xiàng)目的順利建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有光伏發(fā)電項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、調(diào)試、運(yùn)行到退役全過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映光伏發(fā)電項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和整理項(xiàng)目各階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)符合規(guī)范要求。5.及時(shí)性原則及時(shí)收集、整理和歸檔項(xiàng)目檔案，確保檔案與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。6.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密和商業(yè)秘密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司光伏發(fā)電檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和管理，確保檔案安全保管。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.參與公司光伏發(fā)電項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在光伏發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案的審核工作。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。4.對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）運(yùn)行維護(hù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在光伏發(fā)電項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括運(yùn)行記錄、維護(hù)報(bào)告、設(shè)備檢修資料等。2.定期將運(yùn)行維護(hù)檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案的審核工作。3.確保運(yùn)行維護(hù)檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確，為項(xiàng)目的運(yùn)行分析、設(shè)備管理和故障處理提供依據(jù)。（四）其他部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)在參與光伏發(fā)電項(xiàng)目相關(guān)工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案分為工程前期文件、工程管理文件、設(shè)備文件、安裝調(diào)試文件、運(yùn)行維護(hù)文件、財(cái)務(wù)文件、聲像檔案和電子檔案等八大類(lèi)。1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。2.工程管理文件包括項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃、施工組織設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程變更文件等。3.設(shè)備文件包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)文件、設(shè)備安裝說(shuō)明書(shū)、設(shè)備操作手冊(cè)等。4.安裝調(diào)試文件包括設(shè)備安裝記錄、調(diào)試報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.運(yùn)行維護(hù)文件包括運(yùn)行日志、維護(hù)計(jì)劃、檢修記錄、故障處理報(bào)告等。6.財(cái)務(wù)文件包括項(xiàng)目投資預(yù)算、決算報(bào)告經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)憑證等。7.聲像檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像、錄音等資料。8.電子檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)電子文檔和數(shù)據(jù)。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類(lèi)編號(hào)法，按照檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[類(lèi)別代碼][年份][順序號(hào)]。例如：GQ[2023]001，表示工程前期文件類(lèi)2023年的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門(mén)在光伏發(fā)電項(xiàng)目相關(guān)工作中形成的各類(lèi)文件材料。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。對(duì)于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)收集原件或原始載體。3.檔案收集應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)等工作同步進(jìn)行，確保檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目和裝訂。卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編號(hào)，并編制卷內(nèi)目錄。3.電子文件應(yīng)按照檔案分類(lèi)要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子文件的可讀性和可用性。4.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。歸檔時(shí)間應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)等工作完成后的一個(gè)月內(nèi)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性等。對(duì)于審核不合格的檔案，應(yīng)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。4.對(duì)重要檔案和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止檔案丟失或損壞。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)、運(yùn)行維護(hù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的名稱、類(lèi)別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。4.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。七、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。（二）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案。外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)要求檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送。（二）信息化管理1.公司應(yīng)建立光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，