PAGE仲裁委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強仲裁委檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在仲裁工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合仲裁委實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于仲裁委機關各部門及全體工作人員在仲裁活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則仲裁委檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則檔案內容必須真實、準確地反映仲裁活動的全過程，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為仲裁工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立仲裁委檔案管理辦公室，負責檔案管理的日常工作。其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的完整和規(guī)范。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。5.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，辦理檔案的借閱、查閱、復制等手續(xù)。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高工作人員的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。其職責包括：1.負責收集本部門在仲裁活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進行初步整理，分類存放，并編制簡易目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.仲裁案件檔案包括仲裁申請書、答辯書、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁決書等與仲裁案件相關的各類文件材料。2.內部管理文件仲裁委制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、請示報告等文件材料。3.業(yè)務往來文件與當事人、代理人、其他仲裁機構、法院等相關單位的往來信函、傳真、電子郵件等文件材料。4.培訓與學習資料仲裁委組織的各類培訓活動的教材、講義、學員名單等資料，以及工作人員參加業(yè)務學習的相關材料。5.其他檔案與仲裁工作有關的榮譽證書、資質證明、宣傳資料等文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域、時間、內容等因素進行分類，一般分為仲裁案件檔案、內部管理文件、業(yè)務往來文件、培訓與學習資料、其他檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內容。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質檔案采用密集架存放紙質檔案，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及仲裁委重大決策、重要業(yè)務活動、具有歷史查考價值的檔案，以及法律法規(guī)規(guī)定應永久保存的檔案。2.長期保管的檔案保存期限為10年至50年的檔案，主要包括仲裁案件檔案、重要業(yè)務往來文件等。3.短期保管的檔案保存期限為1年至10年的檔案，如一般性的業(yè)務文件、培訓資料等。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，核實檔案的數(shù)量、質量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。清查結果應形成報告，報檔案管理部門負責人審核。五、檔案的利用（一）利用范圍1.仲裁委工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.當事人、代理人因仲裁案件需要查閱、復制相關檔案材料。3.司法機關、其他有關單位因工作需要查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.仲裁委工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.當事人、代理人查閱、復制檔案材料，應提交仲裁委出具的相關證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經仲裁委案件承辦部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、復制手續(xù)。3.司法機關、其他有關單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信和查閱、借閱人員的有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經仲裁委辦公室負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、圈劃、污損檔案，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.如需復制檔案材料，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制。4.查閱、借閱檔案的人員應按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應辦理延期手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，確定檔案的存毀意見。（二）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核，報仲裁委主任批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的場所進行，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的仲裁委檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行掃描，形成電子圖像，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合仲裁委檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，負責檔案信息化管理系統(tǒng)的運行和維護。2