PAGE科研工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研工作檔案的管理，確保科研工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研工作檔案在公司科研創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)交流等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有從事科研工作的部門、項(xiàng)目組及相關(guān)人員在科研活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研工作檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則科研工作檔案應(yīng)如實(shí)反映科研活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集科研活動中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確?？蒲泄ぷ鳈n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司科研工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、項(xiàng)目組的科研工作檔案收集、整理、歸檔等工作。集中保管公司科研工作檔案，建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行分類、編號、存儲和檢索。定期對科研工作檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。提供科研工作檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。2.科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目科研工作檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。對項(xiàng)目檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核，簽署歸檔意見。按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。3.科研人員職責(zé)在科研工作中及時形成、積累和整理個人工作中產(chǎn)生的各類文件材料，并按照項(xiàng)目要求提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目檔案的整理和歸檔工作。二、科研工作檔案的收集（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段項(xiàng)目申報書、可行性研究報告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.科研項(xiàng)目實(shí)施階段項(xiàng)目研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)方案、調(diào)研資料、測試報告、原始數(shù)據(jù)記錄、計(jì)算分析結(jié)果、階段性總結(jié)報告等。項(xiàng)目研究過程中形成的各類技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請文件等。項(xiàng)目組內(nèi)部會議記錄、討論紀(jì)要、工作安排等文件。與項(xiàng)目相關(guān)的合作協(xié)議、技術(shù)合同、知識產(chǎn)權(quán)歸屬協(xié)議等。項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的照片、錄像、錄音等視聽資料。3.科研項(xiàng)目驗(yàn)收階段項(xiàng)目驗(yàn)收申請書、驗(yàn)收報告、驗(yàn)收意見等。項(xiàng)目成果鑒定材料、獲獎證書等。項(xiàng)目推廣應(yīng)用情況報告、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益分析報告等。（二）收集要求1.及時性科研人員應(yīng)在科研活動結(jié)束后及時將相關(guān)文件材料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)組織整理并向檔案管理部門移交。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映科研項(xiàng)目的全過程。對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件或具有同等效力的副本。3.準(zhǔn)確性文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章齊全。三、科研工作檔案的整理（一）整理原則1.遵循科研工作規(guī)律按照科研項(xiàng)目的研究進(jìn)程和文件材料形成的自然規(guī)律進(jìn)行整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用便于檔案的分類、編號、存儲和檢索，提高檔案管理工作效率，方便科研人員查閱利用。（二）整理方法1.分類按照科研項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如基礎(chǔ)研究項(xiàng)目、應(yīng)用研究項(xiàng)目、開發(fā)研究項(xiàng)目等。在每個項(xiàng)目類別下，再按照項(xiàng)目立項(xiàng)時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行細(xì)分。2.組卷將同一項(xiàng)目的文件材料按照文件形成的時間順序、重要程度等進(jìn)行排列，組成若干卷冊。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照封面、目錄、文件材料、備考表的順序排列。3.編號對每個科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“項(xiàng)目類別代碼+立項(xiàng)年份+項(xiàng)目序號”的格式，如“JCYJ2023001”，其中“JCYJ”為基礎(chǔ)研究項(xiàng)目類別代碼，“2023”為立項(xiàng)年份，“001”為項(xiàng)目序號。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。編制備考表，備考表應(yīng)記錄卷內(nèi)文件材料的數(shù)量、整理情況、存在問題及處理意見等。四、科研工作檔案的歸檔（一）歸檔時間1.科研項(xiàng)目驗(yàn)收后項(xiàng)目驗(yàn)收通過后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。2.科研項(xiàng)目提前終止或撤銷項(xiàng)目提前終止或撤銷后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人初審項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行初審，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、整理規(guī)范，簽署歸檔意見。2.檔案管理部門審核檔案管理部門對移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)，在檔案目錄上簽字確認(rèn)，并將檔案存入檔案庫房。五、科研工作檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.存儲設(shè)備采用符合檔案保管要求的存儲設(shè)備，如檔案密集架、光盤存儲柜等，對檔案進(jìn)行分類存放。3.安全防護(hù)設(shè)施配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房的安全。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、重要知識產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價值的科研工作檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他科研工作檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。（三）檔案清查1.定期清查檔案管理部門應(yīng)定期對科研工作檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況準(zhǔn)確無誤。2.不定期清查在檔案接收、移交、借閱等環(huán)節(jié)，以及發(fā)生自然災(zāi)害、事故等特殊情況后，應(yīng)及時對相關(guān)檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、科研工作檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部科研人員用于科研項(xiàng)目的參考、借鑒、技術(shù)交流等。2.公司內(nèi)部其他部門用于了解公司科研工作情況，為生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等提供支持。3.外部單位在符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的前提下，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可向外部單位提供科研工作檔案的查閱、借閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱科研人員和其他需要查閱檔案的人員可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立科研工作檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、卷號等信息。七、科研工作檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理對接觸科研工作檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及公司機(jī)密的檔案采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱等。3.環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置保密區(qū)域，安裝保密設(shè)備，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.實(shí)體安全加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，防止檔案實(shí)體受到損壞、丟失。定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.信息安全建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。八、科研工作檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.準(zhǔn)確性原則對科研工作檔案的價值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定，確保鑒定結(jié)果客觀公正。2.全面性原則綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，全面評估檔案的價值。3.動態(tài)性原則根據(jù)公司科研工作的發(fā)展和變化，及時調(diào)整檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、科研管理部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對科研工作檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其價值。2.綜合評估法綜合考慮檔案的形成背景、重要程度、保存現(xiàn)狀等因素，對檔案價值進(jìn)行綜合評估。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清