PAGE施工單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強施工單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理、工程結(jié)算、質(zhì)量追溯及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本施工單位各部門、各項目在施工活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則施工單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映施工活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集施工活動中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.系統(tǒng)性原則對檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目和上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案鑒定工作，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.負責檔案的信息化建設(shè)，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.參與工程竣工驗收，對項目檔案的完整性、準確性進行審查，確保項目檔案符合驗收要求。8.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。（二）項目負責人職責1.負責本項目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項目檔案管理工作與施工進度同步。2.督促項目各部門和人員及時收集、整理項目文件材料，保證文件材料的齊全、完整。3.對項目檔案的形成、積累和整理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.參與項目檔案的驗收工作，對項目檔案的質(zhì)量負責。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保部門文件材料的完整和準確。2.按照檔案管理要求，對本部門文件材料進行分類、編號和編目，定期向綜合檔案室移交檔案。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志等。工程質(zhì)量文件：原材料檢驗報告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄等。工程安全文件：安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故處理報告等。工程進度文件：工程進度計劃、進度報表、工程進度變更記錄等。工程合同文件：工程承包合同、分包合同、物資采購合同、租賃合同等。工程結(jié)算文件：工程預(yù)算書、工程結(jié)算書、工程價款支付憑證等。工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。3.工程竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。4.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的會議紀要、來往信函、聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門和項目應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確、完整地收集。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期保存和有效利用，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為工程前期文件、施工過程文件、工程竣工驗收文件和其他文件四大類，每大類再細分為若干小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用分類編號法，如工程前期文件編為A類，施工過程文件中的施工技術(shù)文件編為B1類，以此類推。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裱糊，按照一定順序進行裝訂，保持文件材料的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、檔案架、密集架等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家建設(shè)、歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如工程立項批復(fù)、工程承包合同、工程竣工驗收報告等。2.長期保管的檔案凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為15年至50年。如工程變更通知、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對本單位有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如工程進度報表、安全檢查記錄等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱檔案，須持有效證件和相關(guān)證明文件，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后查閱。（二）利用方式1.查閱本單位內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到綜合檔案室查閱。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字、綜合檔案室審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱期限、歸還日期等。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、項目負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合檔案室負責組織銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案電子目錄。2.檢索查詢通過信息化管理系統(tǒng)，可按照檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速檢索查詢檔案。3.借閱管理在信息化管理系統(tǒng)中辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，實現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全