PAGE財務部門檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強財務部門檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財務部門在各項財務活動中形成的各類檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、稅務資料、審計報告、合同協議、財務文件等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：財務檔案由財務部門指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：財務檔案應如實反映財務活動的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止財務檔案的泄露、損毀和丟失。4.有效利用原則：充分發(fā)揮財務檔案的作用，為公司財務管理、決策支持等提供依據。二、檔案管理職責（一）財務部門負責人1.全面負責財務部門檔案管理工作，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司要求。2.制定和完善財務部門檔案管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。3.協調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員1.負責財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體工作。2.對財務檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。3.建立財務檔案管理臺賬，記錄檔案的出入庫情況。4.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密。（三）財務人員1.負責將各自工作中形成的財務資料及時整理、移交檔案管理人員。2.在檔案查閱過程中，協助檔案管理人員做好相關工作。3.對涉及本人工作的檔案內容進行核對，確保檔案的真實性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及附注等。4.稅務資料：納稅申報表、發(fā)票存根、稅務審計報告等。5.審計報告：內部審計報告、外部審計報告等。6.合同協議：涉及財務收支的各類合同協議。7.財務文件：財務管理制度、財務預算、財務分析報告等。8.其他與財務活動有關的資料。（二）收集要求1.財務人員應在每月末或每季度末及時將本期間形成的財務資料整理好，移交檔案管理人員。2.對于重要的財務資料，應進行備份，確保資料的安全性。3.收集的財務資料應真實、完整，不得遺漏或篡改。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于查找和管理。3.裝訂：會計憑證應按照編號順序裝訂成冊，封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。會計賬簿應整齊排列，加具封面和封底。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應按照整理好的檔案進行歸檔，確保檔案的有序存放。2.歸檔的檔案應填寫檔案盒封面和脊背的相關信息，包括檔案類別、年度、月份等。3.建立檔案索引，方便快速查找檔案。（二）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬保管期限為30年，日記賬保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年，年度財務報告永久保管。4.稅務資料：保管期限按照相關稅收法律法規(guī)執(zhí)行。5.審計報告：內部審計報告保管期限根據公司規(guī)定執(zhí)行，外部審計報告永久保管。6.合同協議：保管期限根據合同協議的重要性和有效期確定，一般為合同履行完畢后5年。7.財務文件：重要的財務文件永久保管，一般性文件保管期限為10年。（三）保管措施1.設立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.將檔案存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。4.定期對檔案進行檢查和清點工作，發(fā)現問題及時處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱財務檔案，需填寫《財務檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.涉及財務機密的檔案，查閱范圍僅限于財務部門負責人、檔案管理人員及相關財務人員。3.外部單位查閱財務檔案，需持有單位介紹信，經公司分管領導批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《財務檔案查閱申請表》時，應注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.部門負責人審批時，應根據查閱內容的必要性和合規(guī)性進行審核。3.檔案管理人員根據審批后的申請表，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意。（三）借閱規(guī)定1.公司內部人員借閱財務檔案，需填寫《財務檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和財務部門負責人審批后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自帶出公司。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.已到保管期限且確無保存價值的檔案。2.因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復且無利用價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《財務檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.財務部門負責人對銷毀申請進行審核，簽署意見。3.公司分管領導審批銷毀申請。4.由檔案管理人員、財務人員等組成銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性。5.銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。6.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《財務檔案銷毀記錄》，記錄銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。7.銷毀記錄由檔案管理人員保存，保存期限為[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標利用信息技術手段，實現財務檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平，降低檔案管理成本。（二）信息化管理措施1.建立財務檔案電子數據庫，將各類財務檔案進行數字化掃描錄入，形成電子檔案庫。2.對電子檔案進行分類、編號、存儲，建立電子檔案索引，方便快速檢索和查詢。3.采用加密技術，確保電子檔案的安全性和保密性，防止電子檔案被非法篡改或泄露。4.定期對電子檔案進行備份，備份數據存儲在不同介質上，并異地存放，防止數據丟失。5.配備必要的計算機設備和軟件，確保電子檔案管理系統的正常運行。（三）信息化管理流程1.財務人員將整理好的紙質財務檔案移交檔案管理人員，檔案管理人員進行數字化掃描錄入電子檔案庫。2.在電子檔案管理系統中對錄入的電子檔案進行分類、編號、存儲，并建立索引。3.查閱電子檔案時，查閱人員通過電子檔案管理系統輸入查詢條件，檔案管理人員根據查詢結果提供相應的電子檔案。4.如需打印電子檔案，應經檔案管理人員同意，并進行登記。5.定期對電子檔案管理系統進行維護和更新，確保系統的穩(wěn)定性和安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門負責人定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。