PAGE云南省檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)云南省檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合云南省實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于云南省行政區(qū)域內(nèi)的各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：?jiǎn)挝粦?yīng)建立健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)。2.分級(jí)管理原則：按照檔案形成的層級(jí)和類別，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、分類管理，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展。3.完整準(zhǔn)確原則：全面收集、整理和保管單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作提供必要的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備保障。3.監(jiān)督檢查檔案工作的開(kāi)展情況，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本單位檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全員檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案整理、編目、檢索等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密，積極支持和配合檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作。三、文件材料歸檔范圍和保管期限（一）歸檔范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.單位工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4.其他對(duì)本單位具有查考利用價(jià)值的文件材料。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治建設(shè)、社會(huì)建設(shè)、生態(tài)文明建設(shè)等各個(gè)領(lǐng)域具有重大利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的文件材料分為30年、10年兩種期限。反映本單位一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，列為30年保管。反映本單位短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，列為10年保管。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，及時(shí)收集、整理本部門形成的文件材料，做到齊全、完整、準(zhǔn)確。2.文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行分類、編號(hào)。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，禁用易褪色的書寫材料書寫、繪制。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類。即先將檔案按年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類，最后按保管期限排列。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段分類。即先按項(xiàng)目名稱分類，再在每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)按專業(yè)分類，最后按項(xiàng)目進(jìn)展階段排列。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別分類。即先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分類排列。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定的十大類進(jìn)行分類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料……等類別。（二）整理方法1.文書檔案整理收集齊全本單位年度內(nèi)形成的各類文件材料，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類，同一類別的文件按時(shí)間順序排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，編制備考表。將文件材料裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，在檔案盒上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案整理收集項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。按照項(xiàng)目專業(yè)階段的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，對(duì)每個(gè)專業(yè)的文件按階段順序排列。對(duì)重要文件進(jìn)行編號(hào)、編目，繪制項(xiàng)目文件材料分類索引圖，建立項(xiàng)目檔案目錄。將文件材料整理成冊(cè)，裝入檔案卷夾，在卷夾上填寫相關(guān)信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理收集會(huì)計(jì)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，按編號(hào)順序排列，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性，裝訂成冊(cè)。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理，按年度和賬簿種類排列，編寫賬簿目錄。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理，按年度和報(bào)告種類排列，編寫報(bào)告目錄。將會(huì)計(jì)檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫相關(guān)信息。4.人事檔案整理收集干部職工的各類人事檔案材料，按照十大類進(jìn)行分類。對(duì)每類材料進(jìn)行排序，檢查材料的完整性和準(zhǔn)確性，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄，編制檔案轉(zhuǎn)遞通知單。將人事檔案材料裝入檔案袋，在檔案袋上填寫相關(guān)信息。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史連貫性。2.整理后的檔案應(yīng)分類明確、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案材料。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求進(jìn)行選擇，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等一般采用檔案盒、檔案卷夾、檔案袋等裝具；人事檔案一般采用檔案袋進(jìn)行整理和保管。3.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案保管工作的監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，確保檔案的安全和保密。檔案借閱應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人員不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、拆封檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案鑒定（一）鑒定組織1.單位應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，審核檔案鑒定結(jié)果，做出檔案銷毀等處置決定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合考量，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成鑒定小組，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的存毀價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。4.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)鑒定小組的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，做出檔案銷毀、延長(zhǎng)保管期限或繼續(xù)保存等處置決定。（四）鑒定結(jié)果處理1.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)延長(zhǎng)保管期限或繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新標(biāo)注保管期限，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等各類檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案整理的年度、數(shù)量、質(zhì)量等情況統(tǒng)計(jì)。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫(kù)房面積、檔案裝具數(shù)量、檔案存儲(chǔ)位置等情況統(tǒng)計(jì)。4.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案借閱、查閱、復(fù)制等利用次數(shù)、利用人員等情況統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、整理情況、保管情況、利用情況等進(jìn)行記錄。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)及時(shí)、規(guī)范，按時(shí)完成統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制和報(bào)送工作。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)單位工作需要和檔案利用需求，開(kāi)展檔案編研工作。編研內(nèi)容包括檔案資料匯編、大事記、組織沿革、專題概要、基礎(chǔ)數(shù)字匯集等。2.檔案資料匯編：將單位重要的文件材料、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等進(jìn)行整理匯編，形成具有參考價(jià)值的資料集。3.大事記：按照時(shí)間順序記錄單位重要的工作活動(dòng)、事件等，反映單位的發(fā)展歷程。4.組織沿革：介紹單位的成立、發(fā)展、變遷等歷史情況，包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動(dòng)、職能演變等。5.專題概要：圍繞單位的某一重要工作或?qū)ｎ}，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行綜合整理和分析，形成專題資料。6.基礎(chǔ)數(shù)字匯集：收集整理單位的基本情況、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)資料等，形成基礎(chǔ)數(shù)字匯編。（二）編研方法1.確定編研選題，制定編研計(jì)劃，明確編研內(nèi)容、范圍、方法和步驟。2.收集、篩選和整理相關(guān)檔案資料，對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、研究和加工。3.采用文字?jǐn)⑹?、圖表、數(shù)據(jù)等形式，編寫編研成果，確保編研成果內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語(yǔ)言通順。4.對(duì)編研成果進(jìn)行審核、修改和完善，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后印發(fā)或存檔。（三）編研要求1.編研工作應(yīng)緊密結(jié)合單位工作實(shí)際，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用性和針對(duì)性。2.編研成果應(yīng)具有較高的質(zhì)量，內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，文字表達(dá)規(guī)范。3.加強(qiáng)編研成果的交流與推廣，充分發(fā)揮編研成果在單位工作中的參考和借鑒作用。九、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用人員可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：檔案利用人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用人員可根據(jù)需要復(fù)制檔案資料，復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)