PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)改廁檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)改廁檔案管理，確保改廁工作資料的完整性、準確性和規(guī)范性，為改廁工作的決策、監(jiān)督、評估提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)范圍內(nèi)改廁項目實施過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則改廁檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映改廁工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，嚴禁弄虛作假。3.分類科學原則按照改廁工作的不同階段、不同類別進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及國家機密、個人隱私等敏感信息妥善保管。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)改廁檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管改廁項目的各類檔案資料，建立檔案目錄和索引。3.定期對檔案進行檢查、鑒定、統(tǒng)計和銷毀，確保檔案質(zhì)量。4.為改廁工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極配合相關(guān)部門對檔案的利用需求。5.指導和監(jiān)督各改廁工作相關(guān)部門和單位的檔案管理工作。（二）改廁工作相關(guān)部門和單位職責1.明確本部門或單位負責檔案管理的人員，負責收集、整理本部門在改廁工作中形成的各類檔案資料，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類整理、編目裝訂，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.改廁項目申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復文件等。2.改廁方案及相關(guān)技術(shù)資料，如改廁技術(shù)指南、施工圖紙、產(chǎn)品說明書等。3.改廁工程實施過程中的各類文件，包括招投標文件、施工合同、工程變更記錄、施工日志、質(zhì)量檢驗報告等。4.改廁農(nóng)戶信息資料，如農(nóng)戶登記表、改廁協(xié)議、驗收記錄等。5.改廁資金管理資料，包括資金預算、撥款憑證、審計報告等。6.改廁工作宣傳資料、會議記錄、培訓資料等。7.改廁項目驗收資料，如驗收申請表、驗收報告、整改記錄等。8.其他與改廁工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有復印件，需注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對零散的文件資料應(yīng)進行分類整理，按照一定的邏輯順序排列，確保資料的連貫性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類按照改廁工作的流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為項目管理類、技術(shù)資料類、工程實施類、農(nóng)戶信息類、資金管理類、宣傳培訓類、驗收類等類別。2.編號為每一份檔案或一組相關(guān)檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號等信息，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊或建立電子文檔。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案改廁項目申報材料、可行性研究報告、項目批復文件、改廁方案及相關(guān)技術(shù)資料、改廁工程竣工驗收報告等具有重要歷史價值和憑證作用的檔案。2.長期保管的檔案改廁工程實施過程中的招投標文件、施工合同、工程變更記錄、質(zhì)量檢驗報告、改廁農(nóng)戶信息資料等在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至30年。3.短期保管的檔案改廁工作宣傳資料、會議記錄、培訓資料等時效性較強的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行安全檢查，消除安全隱患。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并提交所在部門或單位負責人簽字審批。2.將審批后的《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中如需復印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，并提交所在部門或單位負責人簽字審批。2.將審批后的《檔案借閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員對借閱申請進行審核，審核通過后辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、數(shù)量、預計歸還日期等信息，并向借閱人員發(fā)放檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、遺失或損壞。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱限制1.涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人或鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導批準。3.檔案查閱和借閱一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀檔案的準確性和徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)改廁檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化后的檔案圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員信息、借閱時間、歸還時間等。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴格控制，確保檔案信息安全。同時，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管