PAGE反恐檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織反恐工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效預(yù)防、應(yīng)對恐怖襲擊事件，確保公司/組織人員生命財產(chǎn)安全和正常運營秩序，特制定本反恐檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工，涉及公司/組織辦公場所、生產(chǎn)設(shè)施、人員活動等與反恐工作相關(guān)的各類信息管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家及地方有關(guān)反恐的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面真實原則：全面收集、整理反恐工作相關(guān)信息，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全管理，防止信息泄露，確保反恐檔案的保密性、完整性和可用性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查閱效率，方便公司/組織在反恐工作中及時獲取所需信息。二、檔案管理職責(zé)（一）反恐工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織反恐檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和目標(biāo)。2.審核重大反恐檔案資料，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合公司/組織整體反恐工作要求。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善反恐檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織反恐檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用和銷毀等工作。3.定期對反恐檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平和工作效率。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門反恐工作相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好反恐檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)信息。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門反恐檔案管理工作，確保檔案資料的妥善保管。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.反恐預(yù)案類：包括公司/組織總體反恐應(yīng)急預(yù)案、專項反恐應(yīng)急預(yù)案、部門反恐應(yīng)急預(yù)案等。2.人員信息類：涵蓋公司/組織員工、訪客、承包商等人員的基本信息、背景調(diào)查資料、反恐培訓(xùn)記錄等。3.場所設(shè)施類：涉及公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫、出入口等場所的布局圖、安全設(shè)施清單、監(jiān)控系統(tǒng)記錄等。4.物資裝備類：包含反恐防護(hù)裝備、應(yīng)急救援物資、通訊設(shè)備等的采購、配備、維護(hù)記錄。5.事件處置類：記錄公司/組織內(nèi)發(fā)生的各類涉恐事件的報告、處置過程、調(diào)查結(jié)果等資料。6.情報信息類：收集、整理來自內(nèi)部員工、外部機(jī)構(gòu)、執(zhí)法部門等的反恐情報信息。7.培訓(xùn)演練類：有關(guān)反恐知識培訓(xùn)計劃、教材、考核記錄以及演練方案、總結(jié)等資料。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，對每類檔案進(jìn)行編號。編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下的具體序號。2.例如：“AFK001”，其中“AFK”表示反恐預(yù)案類，“001”表示該類別下的第一份檔案。3.編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別、檢索和管理。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.日常反恐工作中形成的各類文件、報告、記錄、圖表、影像資料等。2.與政府部門、合作伙伴、專業(yè)機(jī)構(gòu)等往來的涉恐文件、函件、協(xié)議等。3.涉及公司/組織反恐工作的會議紀(jì)要、決議、批示等。4.員工提交的反恐工作建議、報告等。5.其他與反恐工作相關(guān)的有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)反恐檔案資料的收集工作，確保資料及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)編寫目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的反恐檔案資料，應(yīng)定期移交檔案管理部門。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核合格后，按照編號順序進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或存儲設(shè)備中，并建立檔案存放位置索引，便于查找。（二）保管期限1.長期保管檔案：包括公司/組織總體反恐應(yīng)急預(yù)案、重要場所設(shè)施檔案、重大涉恐事件處置檔案等，保管期限為[X]年。2.短期保管檔案：如一般性的人員信息檔案、日常培訓(xùn)演練檔案等，保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，按照檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.安裝必要的消防設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境適宜。3.定期對檔案保管場所進(jìn)行檢查、維護(hù)，及時排除安全隱患。六、檔案檢索與利用（一）檢索方式1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便快速查找所需檔案。2.可通過檔案編號、關(guān)鍵詞、日期、類別等多種方式進(jìn)行檢索。3.定期對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時性。（二）利用流程1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱反恐檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織反恐工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄在案。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保檔案實體安全。（二）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的反恐檔案，嚴(yán)格按照保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案查閱范圍，對查閱人員進(jìn)行保密教育，防止檔案信息泄露。4.對檔案管理過程中產(chǎn)生的廢棄紙張、存儲介質(zhì)等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息殘留。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)的。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密等已解密且不再具有保密價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案進(jìn)行清查、登記，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織反恐工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底消除。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員和銷毀人員共同在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，將銷毀清單存檔，