PAGE一個(gè)月檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中對(duì)檔案的利用活動(dòng)。（二）適用范圍本制度所指檔案包括公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，如紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)工作原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)開(kāi)展，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的檔案支持，提高工作效率和質(zhì)量。二、檔案利用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表凡因工作需要利用檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息。2.提交申請(qǐng)將填寫完整的申請(qǐng)表提交至公司檔案管理部門。申請(qǐng)表應(yīng)加蓋申請(qǐng)部門公章或申請(qǐng)人簽字。（二）審批流程1.初審檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)的必要性和合理性，檢查申請(qǐng)材料是否齊全、規(guī)范。2.審批根據(jù)初審情況，檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。對(duì)于一般性檔案利用申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人直接審批；對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或利用范圍較廣、期限較長(zhǎng)的申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.反饋審批結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)人。如申請(qǐng)獲批，檔案管理部門應(yīng)告知申請(qǐng)人利用檔案的具體時(shí)間、地點(diǎn)、方式等安排；如申請(qǐng)未獲批，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。三、檔案利用方式與要求（一）查閱1.現(xiàn)場(chǎng)查閱申請(qǐng)人可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程規(guī)范有序。申請(qǐng)人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱限制涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行，限制查閱人員范圍，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）借閱1.借閱申請(qǐng)除現(xiàn)場(chǎng)查閱外，如需借閱檔案，申請(qǐng)人應(yīng)在《檔案利用申請(qǐng)表》中明確注明借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并承諾遵守檔案借閱相關(guān)規(guī)定。2.借閱審批借閱申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱人需填寫《檔案借閱登記表》，登記檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)一個(gè)月。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)月。4.借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）復(fù)制1.復(fù)制申請(qǐng)申請(qǐng)人如需復(fù)制檔案，應(yīng)在《檔案利用申請(qǐng)表》中注明復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)審批通過(guò)。2.復(fù)制方式檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)和申請(qǐng)人的需求，選擇合適的復(fù)制方式，如復(fù)印、掃描、拍照等。對(duì)于重要檔案的復(fù)制，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審核，確保復(fù)制過(guò)程的安全和準(zhǔn)確。3.復(fù)制用途復(fù)制的檔案應(yīng)僅用于申請(qǐng)時(shí)注明的用途，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露給第三方。四、檔案利用過(guò)程中的安全與保密（一）安全管理1.場(chǎng)所安全檔案管理部門應(yīng)確保檔案查閱、借閱場(chǎng)所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.人員安全檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒利用人員注意安全，防止因操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐扇松韨驒n案損壞。（二）保密管理1.保密教育檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用人員進(jìn)行保密教育，使其了解檔案保密規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)保密意識(shí)。2.保密措施在檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)涉及機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案進(jìn)行單獨(dú)存放、限制查閱范圍、對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控等，防止檔案信息泄露。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)檔案利用人員違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重，按照相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。五、檔案利用情況登記與統(tǒng)計(jì)（一）登記內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立《檔案利用登記簿》，對(duì)每一次檔案利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門或個(gè)人、檔案名稱、利用方式（查閱、借閱、復(fù)制等）、利用目的、審批情況、歸還時(shí)間（借閱）等信息。（二）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如每月、每季度進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)匯總。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用的部門分布、利用方式比例、利用目的分類等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案利用申請(qǐng)與審批流程是否規(guī)范、檔案利用方式是否符合要求、檔案利用過(guò)程中的安全與保密措施是否落實(shí)等。（二）問(wèn)題整改對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)違反檔案利用制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則（一）制度解釋本制度由公司檔