PAGE訴訟檔案同步歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司訴訟檔案管理，確保訴訟檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高公司應(yīng)對法律事務(wù)的能力和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及的各類訴訟案件檔案的同步歸檔管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訴訟檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：如實記錄訴訟案件全過程，保證檔案資料的真實性和完整性。3.及時同步原則：訴訟案件從受理至結(jié)案的各個環(huán)節(jié)，相關(guān)檔案資料應(yīng)及時同步歸檔。4.保密安全原則：妥善保管訴訟檔案，確保檔案信息不泄露，保障公司合法權(quán)益和安全。二、訴訟檔案管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)訴訟案件的全程跟蹤與處理，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)相關(guān)部門收集、整理訴訟檔案資料。2.對訴訟檔案資料進行審核，確保其符合法律規(guī)定和公司要求。3.按照本制度規(guī)定，及時將審核后的訴訟檔案資料移交檔案管理部門同步歸檔。（二）案件承辦部門1.負(fù)責(zé)本部門所涉訴訟案件相關(guān)資料的收集、整理和初步分類。2.在訴訟案件處理過程中，及時將產(chǎn)生的各類文件、證據(jù)、文書等資料提交給法務(wù)部門審核。3.協(xié)助法務(wù)部門和檔案管理部門完成訴訟檔案的同步歸檔工作。（三）檔案管理部門1.制定和完善訴訟檔案管理制度及流程，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.負(fù)責(zé)接收法務(wù)部門移交的訴訟檔案資料，進行統(tǒng)一編號、分類、裝訂和存儲。3.建立訴訟檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用檔案資料。4.定期對訴訟檔案進行檢查、盤點，確保檔案安全和完整。三、訴訟檔案同步歸檔范圍（一）案件受理階段1.起訴狀、答辯狀、反訴狀等法律文書。2.案件受理通知書、應(yīng)訴通知書、舉證通知書等法院送達(dá)文書。3.授權(quán)委托書及相關(guān)身份證明材料。（二）證據(jù)收集與整理階段1.各類證據(jù)材料，包括書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等。2.證據(jù)收集過程中的相關(guān)文件，如調(diào)查筆錄、證據(jù)保全申請書及裁定書等。（三）庭審階段1.開庭傳票、庭審筆錄。2.提交的代理詞、辯護詞等法律文書。3.庭審過程中產(chǎn)生的其他文件，如質(zhì)證意見、法庭辯論記錄等。（四）案件審理與執(zhí)行階段1.法院的判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書。2.上訴狀、上訴答辯狀等上訴階段相關(guān)文書。3.執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行和解協(xié)議等執(zhí)行階段文件。4.與案件審理和執(zhí)行相關(guān)的其他文件，如財產(chǎn)保全裁定書、評估報告、拍賣文件等。四、訴訟檔案同步歸檔流程（一）資料收集1.案件承辦部門在訴訟案件處理過程中，應(yīng)按照時間順序和類別，及時收集相關(guān)資料，并進行初步整理。2.對于需要外部機構(gòu)或人員提供的證據(jù)材料，承辦部門應(yīng)跟蹤催辦，確保資料按時收集齊全。（二）資料審核1.案件承辦部門將收集整理好的資料提交給法務(wù)部門進行審核。2.法務(wù)部門對資料的合法性、關(guān)聯(lián)性、真實性進行審查，對不符合要求的資料，及時通知承辦部門補充或更正。（三）檔案移交1.法務(wù)部門審核通過后的訴訟檔案資料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.移交時，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案資料的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并簽字確認(rèn)。（四）同步歸檔1.檔案管理部門收到移交的訴訟檔案資料后，按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，進行同步歸檔。2.歸檔過程中，應(yīng)對檔案資料進行裝訂、編目，確保檔案的整齊規(guī)范。3.將歸檔后的訴訟檔案資料錄入檔案檢索系統(tǒng)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，方便查詢和利用。五、訴訟檔案分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照訴訟案件的性質(zhì)，分為民事案件、刑事案件、行政案件等類別。2.對于民事案件，可進一步細(xì)分為合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動爭議等子類。3.根據(jù)案件涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如銷售合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛等進行二級分類。（二）編號規(guī)則1.訴訟檔案編號采用“年份+案件類別代碼+流水號”的形式。2.年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如“2023”。3.案件類別代碼根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，例如：民事案件：MS刑事案件：XS行政案件：XZ合同糾紛：HT侵權(quán)糾紛：QJ勞動爭議：LD4.流水號為三位數(shù)，從“001”開始依次編號。5.示例：2023MS001，表示2023年受理的第一起民事案件檔案。六、訴訟檔案存儲與保管（一）存儲方式1.訴訟檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案架或檔案柜的排列順序存放，確保檔案存放整齊有序。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（二）保管期限1.訴訟檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定。2.一般情況下，民事案件、行政案件檔案保管期限為[X]年，刑事案件檔案保管期限為[X]年。3.對于涉及公司重大利益、具有典型意義或可能存在后續(xù)法律風(fēng)險的案件檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，查閱檔案應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。七、訴訟檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱訴訟檔案，需填寫《訴訟檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的訴訟檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外泄露。3.外部單位或個人查閱訴訟檔案，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《訴訟檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將申請表轉(zhuǎn)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，調(diào)出相應(yīng)檔案資料，供申請人查閱，并做好查閱記錄。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護訴訟檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性。八、訴訟檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的訴訟檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理人員和查閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案存儲、傳輸和利用過程中，采取加密、防火墻等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)定期對訴訟檔案同步歸檔工作進行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、審核、歸檔情況，檔案的存儲、保管、查閱利用情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機制1.建立訴訟檔案同步歸檔工作考核機制，將考核結(jié)果與部