PAGE同文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司同文件檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司歷史真實面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作中形成的同文件檔案的管理。（三）定義1.同文件檔案：指公司在經營管理、業(yè)務活動等過程中形成的，與特定業(yè)務或項目相關的各類文件、資料、記錄等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等一系列工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門對同文件檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司業(yè)務活動的實際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集與同文件相關的各類文件資料，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內部人員查閱利用。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司同文件檔案的全面管理工作。（二）主要職責1.制定和完善檔案管理制度：根據國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂同文件檔案管理制度，確保制度的科學性和有效性。2.檔案收集與整理：負責組織各部門收集、整理同文件檔案，指導各部門正確分類、編號和裝訂檔案。3.檔案存儲與保管：建立檔案存儲設施，妥善保管檔案，確保檔案的安全和完整，定期對檔案進行檢查和維護。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司內部人員提供檔案查閱服務，根據規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，跟蹤檔案利用情況。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，按照規(guī)定程序組織檔案銷毀工作。6.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據。7.培訓與指導：對公司員工進行檔案管理知識培訓，指導各部門做好檔案管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.業(yè)務合同類：包括與客戶簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等。2.項目文檔類：項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目總結等。3.技術文件類：技術方案、技術圖紙、技術標準、技術規(guī)范、測試報告等。4.會議文件類：會議通知、會議議程、會議紀要、會議決議等。5.往來信函類：與客戶、合作伙伴、供應商等的往來信件、傳真、電子郵件等。6.財務文件類：財務報表、審計報告（涉及同項目的部分）、預算文件、費用報銷憑證等。7.其他相關文件：根據業(yè)務需要確定的其他與同文件相關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責同文件檔案的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集。2.收集的文件資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。（三）收集時間1.業(yè)務合同簽訂后[X]個工作日內，承辦部門應將合同原件及相關附件提交至檔案管理部門。2.項目結束后[X]個工作日內，項目負責人應將項目文檔整理齊全后移交檔案管理部門。3.其他文件資料形成后，承辦部門應在[X]個工作日內進行初步整理，并提交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準1.按業(yè)務類型分類：如銷售業(yè)務檔案、采購業(yè)務檔案、研發(fā)項目檔案等。2.按時間順序分類：按照文件形成的時間先后順序進行排列。3.按重要程度分類：將重要文件和一般性文件分別整理。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號格式為：業(yè)務類型代碼年份流水號。例如：銷售業(yè)務檔案編號為“XS2023001”，其中“XS”為銷售業(yè)務類型代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。（三）裝訂要求1.紙質文件應采用A4紙張規(guī)格，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或粘貼，使其符合A4規(guī)格。3.電子文件應按照一定的邏輯結構進行整理，建立相應的文件夾和文件名體系，確保文件的有序存儲。五、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質檔案：采用檔案柜存儲，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，建立電子檔案庫，進行分類存儲。同時，應定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。（二）存儲環(huán)境1.檔案存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。（三）存儲期限1.一般業(yè)務檔案的存儲期限為[X]年，重要業(yè)務檔案和涉及公司核心機密的檔案存儲期限為[X]年。2.法律法規(guī)或行業(yè)標準有明確規(guī)定存儲期限的，按照規(guī)定執(zhí)行。六、檔案檢索（一）檢索工具1.建立紙質檔案目錄和電子檔案索引，目錄和索引應包含檔案編號、名稱、日期、保管期限等關鍵信息。2.利用檔案管理軟件，實現電子檔案的快速檢索和查詢。（二）檢索方法1.按照檔案編號、名稱、關鍵詞等進行檢索，提高檢索效率。2.對于模糊檢索，應提供相應的提示和幫助，以便用戶準確查找所需檔案。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部員工因工作需要查閱同文件檔案。2.外部單位因法律法規(guī)要求或業(yè)務合作需要查閱公司檔案，但需經過公司批準。（二）利用流程1.內部查閱：員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應在申請表上記錄查閱時間、查閱人員等信息。2.外部查閱：外部單位提出查閱申請，經公司相關部門審核、公司領導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（三）利用要求1.查閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、污損、轉借檔案。2.如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的存儲期限、重要性、利用價值等因素進行鑒定。2.對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見；對于仍有保存價值的檔案，應延長其保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組出具檔案鑒定報告，經公司領導批準后，確定銷毀檔案清單。2.檔案管理部門按照銷毀清單對檔案進行清點、登記，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并指定專人監(jiān)銷。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，檔案管理部門應將銷毀情況記錄存檔。九、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內容1.檔案收進、移出情況，包括檔案數量、類別、來源等。2.檔案查閱利用情況，如查閱人次、查閱檔案名稱、利用目的等。3.檔案存儲情況，如存儲位置、存儲期限等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員定期對檔案管理系統(tǒng)中的數據進行統(tǒng)計，生成各類統(tǒng)計報表。2.對統(tǒng)計數據進行分