PAGE局科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本局科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮科技檔案在本局各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局在科技項目研發(fā)、技術創(chuàng)新、工程建設、設備購置與使用等活動中形成的各類科技檔案的管理。（三）定義科技檔案是指本局在科技活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：本局科技檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：科技檔案應如實反映本局科技活動的全過程，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則：對科技活動中形成的各類文件材料，要全面收集、整理，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要科技檔案進行妥善保管，防止泄密。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局科技檔案管理制度并組織實施。2.負責本局科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。3.指導本局各部門科技文件材料的形成、積累和歸檔工作，對歸檔情況進行監(jiān)督檢查。4.負責本局科技檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。5.組織開展本局科技檔案業(yè)務培訓和學術交流活動。（二）各部門職責1.負責本部門科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準確、系統。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的科技文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好科技檔案的鑒定、統計和利用等工作，提供必要的協助。（三）項目負責人職責1.負責項目科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保項目文件材料的質量。2.督促項目組成員及時整理項目文件材料，按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.對項目科技檔案的完整性、準確性和系統性負責。三、科技文件材料的形成與積累（一）形成要求1.本局各部門在科技活動中應按照國家有關標準和規(guī)范，及時、準確地形成科技文件材料。2.科技文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.科技文件材料應使用規(guī)范的文件格式和編號，便于管理和查詢。（二）積累范圍1.科技項目立項階段：項目申報書、可行性研究報告、項目批復文件等。2.科技項目研究階段：項目實施方案、研究記錄、實驗數據、測試報告、技術總結等。3.科技項目驗收階段：項目驗收申請書、驗收報告、成果鑒定證書、知識產權證明等。4.工程建設項目：項目規(guī)劃設計文件、施工圖紙、施工記錄、工程變更文件、竣工驗收文件等。5.設備購置與使用：設備采購合同、設備說明書、設備安裝調試記錄、設備運行維護記錄等。6.技術創(chuàng)新活動：創(chuàng)新方案、技術研發(fā)報告、創(chuàng)新成果證明等。（三）積累方式1.項目負責人應指定專人負責項目科技文件材料的積累工作，明確職責和要求。2.科技文件材料應隨項目進展及時積累，做到邊工作邊整理，確保文件材料的完整性和準確性。3.在項目研究過程中形成的各類文件材料，應按照分類標準進行分類整理，便于后續(xù)歸檔。四、科技檔案的歸檔（一）歸檔時間1.科技項目完成后，項目負責人應在[X]個月內將項目科技文件材料整理歸檔。2.工程建設項目竣工驗收后，建設單位應在[X]個月內將項目檔案整理歸檔。3.設備購置與使用過程中形成的科技文件材料，應在設備驗收合格后[X]個月內歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的科技文件材料應齊全、完整、準確，符合檔案整理的規(guī)范要求。2.歸檔的科技文件材料應進行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件材料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.歸檔的科技文件材料應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文件應與紙質文件內容一致，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和備份。（三）歸檔程序1.項目負責人或部門將整理好的科技文件材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的科技文件材料進行核對、檢查，對不符合要求的文件材料退回原部門補充完善。3.檔案管理部門對符合要求的科技文件材料進行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄，建立檔案數據庫，完成歸檔工作。五、科技檔案的保管（一）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的科技檔案主要包括：本局重大科技項目檔案、涉及國家機密和重要商業(yè)秘密的檔案、具有重要歷史價值和科學研究價值的檔案等。3.長期保管的科技檔案主要包括：本局一般科技項目檔案、工程建設項目檔案、設備購置與使用檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的科技檔案主要包括：本局臨時性科技活動形成的檔案，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.電子檔案應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。（三）檔案整理與編目1.檔案管理部門應定期對科技檔案進行整理，對破損或褪色的檔案進行修復和復制。2.按照檔案分類標準，對科技檔案進行分類、編號、編目，編制檔案目錄索引，便于檔案的查詢和利用。3.建立科技檔案全宗卷，記錄本局科技檔案管理工作的全過程，包括檔案管理制度、檔案收集、整理、鑒定、統計、利用等工作記錄。六、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立本局科技檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。2.鑒定工作小組負責對本局科技檔案的保管期限、價值等進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定內容1.對科技檔案的完整性、準確性、系統性進行檢查，確保檔案質量。2.根據科技檔案的形成時間、內容、重要程度等因素，確定檔案的保管期限和價值。3.對已超過保管期限且無保存價值的科技檔案，提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的科技檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行審查，查閱檔案目錄和相關文件材料，聽取檔案管理人員和業(yè)務部門的意見。3.鑒定工作小組根據審查情況，對檔案的保管期限和價值進行鑒定，形成鑒定意見。4.對鑒定為無保存價值的科技檔案，填寫《科技檔案銷毀審批表》，報本局主管領導審批。（四）銷毀程序1.經本局主管領導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序對無保存價值的科技檔案進行銷毀。2.銷毀科技檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《科技檔案銷毀審批表》上簽字，并將銷毀情況記錄在案。七、科技檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理部門應建立科技檔案統計制度，對科技檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。2.根據統計結果，定期編制科技檔案統計報表，向上級主管部門和本局領導匯報科技檔案管理工作情況。3.科技檔案統計數據應真實、準確、完整，為檔案管理決策提供依據。（二）移交工作1.本局因機構變動、撤銷、合并等原因，需要對科技檔案進行移交時，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息，雙方簽字確認。3.接收單位應按照檔案管理的要求，對接收的科技檔案進行妥善保管和利用。八、科技檔案的利用（一）利用范圍1.本局內部各部門因工作需要，可以查閱、借閱本局科技檔案。2.外單位因工作需要查閱本局科技檔案時，應按照國家有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要科技檔案的利用，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批。（二）利用方式1.查閱科技檔案時，查閱人員應填寫《科技檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱科技檔案時，借閱人員應填寫《科技檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應根據查閱、借閱申請，及時提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。（三）利用期限1.查閱科技檔案一般應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱期限為[X]個工作日。2.借閱科技檔案的期限一般不超過[X]天，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還要求1.查閱、借閱人員應按時歸還科技檔案，不得擅自轉借、復印、摘錄檔案內容。2.歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。九、保密與安全（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要科技檔案進行保密管理。2.檔案管理部門應與接觸重要科技檔案的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.對重要科技檔案的查閱、借閱、復制等應進行嚴格的審批，確保檔案信息不被泄露。（二）安全