PAGE京東企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)京東企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東集團(tuán)總部及各下屬分公司、子公司、事業(yè)部等所有部門和員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指京東企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、書信、圖紙、圖表、音像資料、電子數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：京東企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全集團(tuán)的檔案管理工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。6.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善京東企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各下屬分公司、子公司、事業(yè)部的檔案管理工作，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程利用。5.參與企業(yè)重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等檔案的專項(xiàng)管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。6.負(fù)責(zé)與國(guó)家檔案行政管理部門、上級(jí)主管單位及其他相關(guān)部門的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各下屬單位檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的檔案管理實(shí)施細(xì)則，并報(bào)集團(tuán)檔案管理部門備案。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，確保檔案工作符合集團(tuán)要求和國(guó)家法律法規(guī)。3.定期向集團(tuán)檔案管理部門報(bào)送檔案工作情況報(bào)告，及時(shí)反饋檔案管理工作中存在的問(wèn)題和建議。4.配合集團(tuán)檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核等工作，提高本單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，按照集團(tuán)統(tǒng)一要求，將本單位檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集人員：負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門或本單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的材料，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簡(jiǎn)單分類。2.檔案整理人員：按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。確保檔案整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于檔案的保管和利用。3.檔案保管人員：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔和適宜的保管環(huán)境。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如霉變、蟲蛀、破損等。4.檔案鑒定人員：根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計(jì)人員：負(fù)責(zé)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案編研人員：根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作。編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等編研成果，為企業(yè)提供有價(jià)值的信息服務(wù)。7.檔案利用人員：負(fù)責(zé)接待檔案利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用者需求準(zhǔn)確查找和提供檔案資料。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和跟蹤，及時(shí)反饋利用效果。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如工商登記材料、公司章程、董事會(huì)決議、清算報(bào)告等。2.企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件，包括但不限于年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.企業(yè)各類合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合作協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等。4.企業(yè)人事管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)材料。5.企業(yè)財(cái)務(wù)管理文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。6.企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告,營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。7.企業(yè)技術(shù)研發(fā)文件，如研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)成果鑒定材料等。8.企業(yè)行政管理文件，如辦公會(huì)議紀(jì)要、行政公文、規(guī)章制度、印章使用記錄、車輛管理文件等。9.企業(yè)信息化建設(shè)文件，如信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)文檔、程序代碼、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄等。10.企業(yè)對(duì)外交流與合作文件，如接待來(lái)訪記錄,合作意向書、合作協(xié)議、往來(lái)信函等。11.企業(yè)重大活動(dòng)、項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。12.企業(yè)榮譽(yù)與資質(zhì)文件，如獲獎(jiǎng)證書、資質(zhì)證書、榮譽(yù)牌匾等。13.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、音像制品、電子數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門和員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料移交本單位檔案管理部門，不得自行留存或銷毀。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類,市場(chǎng)營(yíng)銷類、技術(shù)研發(fā)類、信息化建設(shè)類、對(duì)外合作類、重大活動(dòng)與項(xiàng)目類、榮譽(yù)與資質(zhì)類等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目。例如，行政管理類可細(xì)分為辦公文件、會(huì)議文件、規(guī)章制度、印章管理等二級(jí)類目；辦公文件再細(xì)分為發(fā)文、收文、簽報(bào)等三級(jí)類目。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組相關(guān)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“XZGL001”表示行政管理類中的第一份文件。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檔案的檢索和查詢。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，保持檔案的原貌。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī),消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.各下屬單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的檔案保管場(chǎng)所，滿足檔案保管的基本要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案索引，注明檔案的存放位置。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和利用。3.音像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采取相應(yīng)的保管方式，確保檔案的質(zhì)量不受影響。例如，音像檔案應(yīng)存放在防潮、防塵的環(huán)境中，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，建立實(shí)物檔案清單。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。反映企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案，可列為30年保管。反映企業(yè)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)有參考價(jià)值的檔案，可列為10年保管。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色、霉變、蟲蛀等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，檔案的借閱、歸還等情況應(yīng)詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于反映企業(yè)重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保留。3.對(duì)于已過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，鑒定工作小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀處理1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過(guò)程的安全和保密。2.紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子檔案應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。六、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，以支持日常經(jīng)營(yíng)管理、決策制定、項(xiàng)目實(shí)施等工作。2.企業(yè)員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱與本人工作相關(guān)的檔案。3.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等合法事由，經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的情況，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明復(fù)制的內(nèi)容、用途等。檔案管理人員根據(jù)情況進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后可為利用者提供復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或敏感信息的，需經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。檔案利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為企業(yè)內(nèi)部各部門提供便捷的檔案查詢和利用渠道，促進(jìn)企業(yè)信息資源的有效整合和利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。3.在數(shù)字化采集過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于檔案管理人員將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶