PAGE土地檔案管理制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司土地檔案管理，確保土地檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮土地檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、土地管理及決策中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及土地相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料的管理，包括土地取得、出讓、轉(zhuǎn)讓、租賃、抵押、變更、登記等過程中產(chǎn)生的文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司土地檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實準(zhǔn)確原則：土地檔案應(yīng)如實反映土地業(yè)務(wù)活動的真實情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.分類科學(xué)原則：按照土地檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保土地檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)土地檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度，制定和完善土地檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常檔案管理工作，確保土地檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立土地檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案實體和信息安全。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展土地檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。7.參與公司土地業(yè)務(wù)活動，對檔案形成過程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案質(zhì)量。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在土地業(yè)務(wù)活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供檔案形成過程中的相關(guān)信息和資料。3.在開展土地業(yè)務(wù)工作時，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范操作，確保檔案的真實、準(zhǔn)確和完整。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司土地檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.審核土地檔案管理的規(guī)章制度、工作計劃和總結(jié)等重要文件。3.對檔案管理部門的工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作符合公司發(fā)展要求。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.土地規(guī)劃文件類：包括土地利用總體規(guī)劃、專項規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等相關(guān)文件、圖紙。2.土地權(quán)屬文件類：土地所有權(quán)證、使用權(quán)證、租賃權(quán)證、抵押權(quán)證等證書及相關(guān)申請、審批文件。3.土地交易文件類：土地出讓合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同、抵押合同等協(xié)議及交易過程中的相關(guān)文件。4.土地登記文件類：土地初始登記、變更登記、注銷登記等登記申請書、審批表、地籍調(diào)查表、宗地圖等。5.土地征收與補(bǔ)償文件類：征收公告、補(bǔ)償協(xié)議、評估報告等相關(guān)材料。6.土地測繪文件類：地形測量圖、地籍測繪圖、房產(chǎn)測繪圖等各類測繪成果。7.土地開發(fā)利用文件類：項目可行性研究報告、立項批復(fù)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等與土地開發(fā)利用相關(guān)的文件。8.土地監(jiān)管文件類：土地執(zhí)法檢查記錄、違法案件處理文件等。9.其他與土地相關(guān)的文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在土地業(yè)務(wù)活動完成后及時將形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理，確保資料的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要的土地檔案資料，應(yīng)同時收集電子版本，確保電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照土地檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為土地規(guī)劃、土地權(quán)屬、土地交易、土地登記、土地征收與補(bǔ)償、土地測繪、土地開發(fā)利用、土地監(jiān)管等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為每一份土地檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞文件。5.上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于管理和查找。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的土地檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放與檔案無關(guān)的物品。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片、錄像帶、錄音帶等，同時建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.根據(jù)土地檔案的重要程度和保存價值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管檔案：涉及土地所有權(quán)、使用權(quán)等核心權(quán)益的重要文件，如土地所有權(quán)證、出讓合同等，應(yīng)永久保存。3.長期保管檔案：土地規(guī)劃、交易、登記等過程中形成的重要文件，保存期限一般為30年至50年。4.短期保管檔案：土地業(yè)務(wù)活動中的一般性文件，保存期限一般為10年至30年。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案，按照程序進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對土地檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、數(shù)據(jù)完整性等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查工作，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對受損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理；對超過保管期限的檔案，應(yīng)及時組織鑒定，進(jìn)行銷毀處理。4.根據(jù)檔案保管環(huán)境的變化，及時調(diào)整庫房的溫濕度、防蟲措施等，確保檔案保管條件符合要求。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱土地檔案，用于土地規(guī)劃、項目決策、業(yè)務(wù)辦理等。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、行政許可、司法調(diào)查等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱土地檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：部門填寫《土地檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。2.外部查閱：外部單位提交查閱申請函，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。查閱申請函經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照內(nèi)部查閱流程辦理查閱手續(xù)。外部查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司書面同意，并按照規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。（三）借閱管理1.因工作需要長期使用土地檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人填寫《土地檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的借閱申請，將檔案借給借閱人，并做好借閱登記。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立土地檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、公司內(nèi)部審計人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)鑒定小組集體討論決定是否銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《土地檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等詳細(xì)信息。2.《土地檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《土地檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷登記，同時將《土地檔案銷毀清單》作為檔案資料長期保存。七、信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的土地檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)土地檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化掃描應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能建設(shè)：土地檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。系統(tǒng)應(yīng)具有權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，