PAGE體育局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強體育局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在體育事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體育局機關(guān)各部門、直屬單位及下屬各類體育組織形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體育局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映體育工作的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與體育事業(yè)相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門體育局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全局檔案的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.為各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用中的問題。三、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類：包括體育局的行政文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)工作類：涵蓋體育賽事組織、運動員管理、體育訓(xùn)練、群眾體育活動等方面的檔案。3.人事檔案類：包含體育局工作人員的個人檔案、任免文件、考核記錄等。4.財務(wù)檔案類：涉及體育局的財務(wù)收支、預(yù)算決算、審計報告等檔案。5.基建檔案類：有關(guān)體育場館建設(shè)、維修改造等項目的檔案。6.設(shè)備檔案類：體育局的體育器材、設(shè)備采購、使用和維護等方面的檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層級編碼方式，按照分類標準進行編號。2.例如，行政管理類檔案編號為XZGL，業(yè)務(wù)工作類檔案編號為YWZG，人事檔案類檔案編號為RSDA3.每個大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄等。2.下屬單位報送的重要文件、報表、統(tǒng)計資料等。3.體育賽事、活動、訓(xùn)練等工作中產(chǎn)生的各類文檔。4.與體育事業(yè)相關(guān)的合同、協(xié)議、證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地移交。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集和保存。（三）整理方法1.按照分類標準對收集的檔案進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固。4.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重大活動、重要項目的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案移交至檔案庫房，按照編號順序進行上架存放。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標識。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本局檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交書面申請，說明借閱目的、內(nèi)容和期限等。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，報局領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，明確借閱人、借閱時間、借閱檔案名稱和數(shù)量等信息。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用和歷史價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實際情況確定檔案的保管期限。3.對已過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成鑒定報告。2.將鑒定報告報局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立體育局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護。2.設(shè)置用戶權(quán)限，嚴格控制對檔案信息的訪問和操作。3.定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)體育局成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對全局檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作質(zhì)量。3.檔案查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)范操作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或檔案管理環(huán)節(jié)進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或重要事項進行專項檢查。（四）