PAGE公安科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公安科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公安工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位公安科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。（三）定義公安科技檔案是指在公安科技活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安科技檔案由本單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：科技檔案應如實反映公安科技活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集科技活動中形成的各種文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密的科技檔案進行保密管理。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門本單位設立專門的檔案管理部門，負責公安科技檔案的綜合管理工作。（二）職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位公安科技檔案管理制度并組織實施。2.負責公安科技檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全公安科技檔案的檢索體系，編制各種檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責公安科技檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點和維護。5.組織開展公安科技檔案的鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進行銷毀。6.積極開展公安科技檔案的利用工作，為公安業(yè)務工作和科研活動提供檔案信息服務。7.負責對本單位各部門科技檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。8.負責公安科技檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。三、檔案形成部門職責（一）檔案形成部門本單位各公安業(yè)務部門、科研機構(gòu)等是公安科技檔案的形成部門。（二）職責1.負責本部門科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的科技文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好科技檔案的鑒定、利用等工作，提供必要的檔案信息和利用反饋。4.負責本部門保管的公安科技檔案的安全和保密工作，對檔案的借閱、使用等情況進行登記和管理。四、檔案收集（一）收集范圍1.公安科技項目立項、研究、驗收等過程中形成的文件材料，包括項目申請書、可行性研究報告、技術(shù)方案、研究記錄、實驗數(shù)據(jù)、測試報告、驗收報告等。2.公安科技設備的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料，如設備采購合同、技術(shù)說明書、操作手冊、維護記錄、報廢審批表等。3.公安科技標準、規(guī)范、規(guī)程的制定、修訂過程中形成的文件材料，包括標準草案、征求意見稿、審查記錄、批準文件等。4.公安科技成果的申報、評審、鑒定、推廣應用等活動中形成的文件材料，如成果申報書、評價材料、鑒定證書、推廣應用報告等。5.公安科技信息系統(tǒng)的開發(fā)、建設、運行、維護等過程中形成的文件材料，如系統(tǒng)設計文檔、程序代碼、測試報告、用戶手冊、維護記錄等。6.其他與公安科技活動相關(guān)的文件材料，如學術(shù)論文、研究報告、會議紀要、技術(shù)交流材料等。（二）收集要求1.各檔案形成部門應明確專人負責科技文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的科技文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽署完備，符合檔案整理要求。3.對于電子文件材料，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。4.收集的科技文件材料應進行分類整理，初步劃分保管期限，便于后續(xù)歸檔工作。（三）收集時間1.公安科技項目完成后，項目負責人應在規(guī)定時間內(nèi)將項目文件材料整理齊全，移交本部門檔案管理人員。2.公安科技設備購置、安裝、調(diào)試完成后，相關(guān)部門應及時將設備文件材料收集整理，移交檔案管理部門。3.公安科技標準、規(guī)范、規(guī)程發(fā)布后，起草部門應將相關(guān)文件材料整理歸檔。4.公安科技成果申報、評審、鑒定等工作結(jié)束后，成果完成部門應將相關(guān)文件材料及時移交檔案管理部門。5.公安科技信息系統(tǒng)建設項目驗收后，項目承擔部門應在規(guī)定時間內(nèi)將系統(tǒng)文件材料歸檔。五、檔案整理（一）整理原則遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照公安科技活動的領(lǐng)域和類別進行分類，如刑事技術(shù)、網(wǎng)絡安全、交通管理科技等。2.在每個大類下，再根據(jù)項目、設備、標準等不同載體進行細分。（三）編號規(guī)則1.為便于檔案的管理和查詢，對公安科技檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號可采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，如“2023XS001”，其中“2023”表示年度，“XS”表示刑事技術(shù)類別代碼，“001”表示該類別下的流水號。（四）編目要求1.編制公安科技檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限等項目。2.目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，便于查詢。3.對重要的科技檔案應編寫卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件材料的數(shù)量、整理情況、變更記錄等。（五）裝訂要求1.對紙質(zhì)科技檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修補。2.裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.公安科技檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保管的方式。2.紙質(zhì)檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。3.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)公安科技檔案的重要程度和歷史價值，確定保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是具有重要歷史意義和長期利用價值的科技檔案，如公安科技重大項目檔案、涉及國家安全和公安核心業(yè)務的檔案等。3.長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要是對公安科技工作有一定參考價值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要是一些臨時性、階段性的科技文件材料。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對公安科技檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)束后，應編寫清查報告，對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，并提出改進措施。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立公安科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合公安科技工作實際，確定檔案的鑒定標準。2.鑒定時應考慮檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的公安科技檔案進行清理核對，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可組織相關(guān)人員進行討論。3.根據(jù)鑒定小組的審核意見，對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，報本單位領(lǐng)導審批后進行銷毀。（四）銷毀1.銷毀檔案應指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全。2.銷毀檔案時，應嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，銷毀清冊應永久保存。八、檔案利用（一）利用范圍1.公安內(nèi)部業(yè)務工作需要，如案件偵查、技術(shù)支持、決策參考等。2.公安科研活動，為科研人員提供參考資料。3.對外交流與合作，根據(jù)有關(guān)規(guī)定提供檔案信息。（二）利用方式1.檔案查閱：公安內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要，到檔案管理部門查閱科技檔案。查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等。2.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。（三）利用登記1.對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容等信息。2.利用登記應定期進行整理和統(tǒng)計，以便掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考。（四）保密規(guī)定1.利用公安科技檔案時，應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密的檔案，應按照保密規(guī)定進行管理。2.利用者不得擅自將檔案帶出檔案管理部門，不得擅自復制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門審核同意。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公安科技檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對已有的公安科技檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。掃描圖像應清晰、完整，符合檔案整理要求。2.按照檔案整理的分類編號規(guī)則，對電子檔案進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.錄入檔案目錄信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計等基本功能，方便檔案管理部門對檔案信息進行維護和管理。2.提供權(quán)限管理功能，可以根據(jù)不同用戶的職責和需求，設置相應的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.支持檔案借閱、利用登記等業(yè)務流程的信息化管理，實現(xiàn)對檔案利用情況的實時跟蹤和統(tǒng)計分析。4.具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）安全管理1.