PAGE員工部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工部門檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司員工部門檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工工作情況和部門業(yè)務(wù)活動(dòng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于員工和相關(guān)部門快速查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善員工部門檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行審核和登記，確保檔案的合理使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和協(xié)助檔案管理部門開展工作。3.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管工作，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.及時(shí)向所在部門提交應(yīng)歸檔的各類資料，確保個(gè)人檔案資料的完整性。2.妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件和資料，不得擅自銷毀或丟失。3.配合檔案管理部門和所在部門的檔案管理工作，按要求提供相關(guān)信息和資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.員工基本信息檔案：包括員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、勞動(dòng)合同等。2.員工培訓(xùn)檔案：記錄員工參加各類培訓(xùn)的情況，如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試成績(jī)、培訓(xùn)證書等。3.員工績(jī)效考核檔案：涵蓋員工績(jī)效考核方案、考核指標(biāo)、考核記錄、考核結(jié)果、績(jī)效反饋等資料。4.員工獎(jiǎng)懲檔案：包括員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰記錄，如獎(jiǎng)勵(lì)通知、榮譽(yù)證書、處罰決定等。5.員工崗位變動(dòng)檔案：涉及員工崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等相關(guān)文件，如崗位變動(dòng)通知、任免文件等。6.部門業(yè)務(wù)檔案：各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表、合同等，按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行細(xì)分。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母代表檔案類別，數(shù)字為順序號(hào)。2.例如：?jiǎn)T工基本信息檔案編號(hào)為“GB”，員工培訓(xùn)檔案編號(hào)為“PX”，以此類推。每個(gè)類別下的檔案順序號(hào)從001開始依次編排。3.編號(hào)應(yīng)保持連續(xù)性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.員工在入職、培訓(xùn)、工作、離職等過程中形成的各類文件和資料。2.各部門在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)表、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)定期收集本部門的檔案資料，確保檔案的及時(shí)形成和積累。2.員工應(yīng)主動(dòng)將個(gè)人應(yīng)歸檔的資料提交給所在部門檔案管理員，不得拖延或隱瞞。3.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.檔案管理部門或各部門檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找和核對(duì)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊有序；對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門檔案管理員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對(duì)無誤后辦理歸檔手續(xù)，將檔案存入專門的檔案庫房或電子存儲(chǔ)設(shè)備。（二）保管期限1.員工基本信息檔案、勞動(dòng)合同等長(zhǎng)期保存。2.員工培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等保存期限為自員工離職或相關(guān)事件結(jié)束后[X]年。3.部門業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其重要性和時(shí)效性確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期更新和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱本人的檔案資料，查閱時(shí)需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司管理人員因工作需要查閱員工檔案的，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司員工部門檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）借閱規(guī)定1.一般情況下，檔案不予借閱。確因工作需要借閱的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，并詳細(xì)說明借閱目的和歸還時(shí)間。2.員工借閱本人檔案的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。3.公司管理人員借閱員工檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位或個(gè)人借閱檔案的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與借閱方簽訂借閱協(xié)議，明確借閱范圍、期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱或借閱的檔案編號(hào)、名稱、查閱或借閱人姓名、部門、時(shí)間、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱或借閱結(jié)束后，查閱或借閱人應(yīng)在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定工作，成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司內(nèi)部審計(jì)人員組成的檔案鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除。3.銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)與檔案管理臺(tái)賬一同保存，保存期限為[X]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的員工部門檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司管理決策提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案分類目錄、索引和檢索功能，方便員工和相關(guān)部門快速查找和利用檔案。4.利用信息化手段對(duì)檔案的借閱、查閱、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案的使用動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.