PAGE檔案室管理制度國標(biāo)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，定期對檔案進(jìn)行清理和核對。3.積極配合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案利用工作，根據(jù)工作需要及時(shí)向檔案室提供檔案信息。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露、銷毀或涂改本部門的檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案分類、編目、檢索等技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，不得擅自將檔案帶出檔案室或泄露給無關(guān)人員。5.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、黨群工作等方面形成的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。2.科技檔案：包括公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、設(shè)備管理等方面形成的圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工藝流程、產(chǎn)品資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同、考核評價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄等。5.聲像檔案：包括公司/組織在重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等過程中形成的照片、錄音、錄像等。6.電子檔案：包括公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并定期移交檔案室。2.檔案收集應(yīng)做到全面、完整、準(zhǔn)確，確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映工作實(shí)際情況。3.對重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件損毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立檔案分類編號(hào)體系，編制檔案目錄和底圖目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案信息庫。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類，編制聲像檔案目錄，并配以文字說明。6.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（三）溫濕度控制1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對檔案室的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取必要的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保檔案的安全保管。（四）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜、被搶。2.做好防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）保密規(guī)定1.利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告，提出銷毀檔案的清單。（四）銷毀審批檔案鑒定報(bào)告和銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷高效的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能滿足檔案管理工作的需求。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，根據(jù)公司/組織的檔案管理流程和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的功能模塊和操作權(quán)限。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）電子檔案管理1.加強(qiáng)電子檔案的收集、整理和歸檔工作，確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守電子檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保電子檔案信息安全。（四）信息化設(shè)備管理1.配備必要的信息化設(shè)備，如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.加強(qiáng)對信息化設(shè)備的使用管理，制定操作規(guī)程，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案室負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案安全保密