PAGE小學(xué)社團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)社團(tuán)檔案管理，確保社團(tuán)活動(dòng)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為社團(tuán)發(fā)展、學(xué)校教育教學(xué)研究以及學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有社團(tuán)組織及其開展的各類活動(dòng)所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社團(tuán)檔案由學(xué)校指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的資料丟失或混亂。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社團(tuán)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，記錄清晰完整。3.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法對(duì)檔案進(jìn)行整理，便于查找、利用和保管。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社團(tuán)檔案管理制度，指導(dǎo)社團(tuán)做好檔案收集、整理、保管和利用工作。2.集中保管社團(tuán)檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和管理。3.定期對(duì)社團(tuán)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開展檔案編研工作，為學(xué)校和社團(tuán)提供檔案信息服務(wù)。（二）社團(tuán)指導(dǎo)教師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本社團(tuán)活動(dòng)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將檔案資料移交檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的整理和歸檔工作。3.指導(dǎo)社團(tuán)成員正確填寫和收集活動(dòng)記錄，教育學(xué)生愛護(hù)檔案資料。（三）社團(tuán)成員職責(zé)1.積極參與社團(tuán)活動(dòng)檔案資料的收集和整理工作，如實(shí)記錄活動(dòng)情況。2.妥善保管個(gè)人在社團(tuán)活動(dòng)中形成的資料，按照要求及時(shí)上交。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.社團(tuán)基本信息檔案包括社團(tuán)成立申請(qǐng)表、社團(tuán)章程、社團(tuán)成員名單、社團(tuán)負(fù)責(zé)人信息等。2.活動(dòng)計(jì)劃與總結(jié)檔案每次社團(tuán)活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)總結(jié)等。3.活動(dòng)過程檔案活動(dòng)照片、視頻、音頻資料，活動(dòng)記錄（如活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)效果等），活動(dòng)道具、作品等實(shí)物資料，活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用記錄等。4.獲獎(jiǎng)與榮譽(yù)檔案社團(tuán)獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)證書、表彰文件等。5.交流與合作檔案社團(tuán)與其他學(xué)校社團(tuán)、社會(huì)組織開展交流合作活動(dòng)的相關(guān)資料，如合作協(xié)議、活動(dòng)記錄、交流成果等。（二）收集要求1.及時(shí)收集社團(tuán)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將檔案資料收集齊全，確保檔案的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全，能夠全面反映社團(tuán)活動(dòng)的全過程。3.分類清晰按照檔案收集范圍進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）收集渠道1.社團(tuán)指導(dǎo)教師負(fù)責(zé)收集本社團(tuán)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類資料，并督促社團(tuán)成員及時(shí)上交相關(guān)資料。2.社團(tuán)成員主動(dòng)將個(gè)人在社團(tuán)活動(dòng)中形成的資料交給指導(dǎo)教師或檔案管理部門。3.對(duì)于社團(tuán)獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)等，由學(xué)校相關(guān)部門及時(shí)通知社團(tuán)，并提供相關(guān)文件和證書復(fù)印件。4.社團(tuán)與其他單位交流合作產(chǎn)生的資料，由社團(tuán)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法按照社團(tuán)活動(dòng)開展的年度進(jìn)行分類，如[具體年份1]、[具體年份2]等。2.機(jī)構(gòu)分類法按照社團(tuán)名稱進(jìn)行分類，每個(gè)社團(tuán)作為一個(gè)獨(dú)立的類別。3.問題分類法在每個(gè)社團(tuán)類別下，按照檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，如活動(dòng)計(jì)劃與總結(jié)、活動(dòng)過程、獲獎(jiǎng)與榮譽(yù)等。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理，去除金屬物，按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.編頁(yè)對(duì)裝訂后的檔案資料進(jìn)行編頁(yè)，標(biāo)注頁(yè)碼，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝盒將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明社團(tuán)名稱、檔案類別、年度等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的社團(tuán)檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。（二）保管期限1.永久保管社團(tuán)的重要文件、長(zhǎng)期保存有價(jià)值的資料，如社團(tuán)章程、獲獎(jiǎng)與榮譽(yù)檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管社團(tuán)活動(dòng)計(jì)劃與總結(jié)、活動(dòng)過程檔案等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)社團(tuán)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無損，有無霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲工作，確保檔案的安全。3.電子檔案保管對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并做好數(shù)據(jù)維護(hù)和管理工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)教育教學(xué)原則檔案利用要緊密圍繞學(xué)校教育教學(xué)工作，為學(xué)校發(fā)展、社團(tuán)建設(shè)和學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)提供服務(wù)。3.保密原則在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式及流程1.查閱本校教職工因工作需要查閱社團(tuán)檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱外單位人員因特殊原因需要借閱社團(tuán)檔案，需提前向?qū)W校提出申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制社團(tuán)檔案資料，需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)社團(tuán)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，剔除失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、社團(tuán)指導(dǎo)教師代表、學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)社團(tuán)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合判斷法結(jié)合檔案的形成背景、利用需求等情況，綜合考慮檔案的價(jià)值，確定其保管期限和是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊(cè)報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.