PAGE檔案管理第一責任人制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，明確檔案管理責任，確保檔案的完整性、準確性、安全性和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責、流程和要求。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理第一責任人：指對本部門或本崗位檔案管理工作全面負責的人員，承擔檔案管理的領(lǐng)導、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督職責。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，各部門分級負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.完整準確、安全保密原則。檔案管理應保證檔案的完整性和準確性，同時嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理第一責任人職責（一）總體職責1.負責本部門或本崗位檔案管理工作的全面領(lǐng)導和組織實施，確保檔案管理工作符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.制定和完善本部門檔案管理制度和流程，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的職責和要求，確保檔案管理工作有序進行。3.組織開展檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）具體職責1.檔案收集組織本部門員工及時收集各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。明確檔案收集的范圍、標準和要求，指導員工正確收集檔案。對重要文件和資料進行跟蹤收集，確保不遺漏。2.檔案整理組織本部門員工按照檔案分類標準對收集的檔案進行整理，確保檔案分類準確、編號規(guī)范。對檔案進行裝訂、編目等整理工作，保證檔案的整齊美觀。定期對整理后的檔案進行復查，確保整理質(zhì)量。3.檔案歸檔按照規(guī)定的時間和流程，將整理好的檔案及時移交公司檔案室歸檔。辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案交接清晰、責任明確。協(xié)助檔案室做好檔案的接收和登記工作。4.檔案保管負責本部門檔案保管場所的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。采取有效措施，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.檔案利用根據(jù)工作需要，合理安排檔案的查閱、借閱，確保檔案利用的合規(guī)性和安全性。對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案利用動態(tài)。監(jiān)督檔案利用過程，確保檔案歸還時的完整性和準確性。6.檔案信息化管理推動本部門檔案信息化建設，積極配合公司檔案室開展檔案數(shù)字化工作。組織員工學習檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，提高檔案管理工作效率。負責本部門電子檔案的管理和維護，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。7.培訓與指導組織本部門員工參加檔案管理培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。對本部門員工的檔案管理工作進行日常指導，及時解決員工在工作中遇到的問題。8.監(jiān)督與考核監(jiān)督本部門員工檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。將檔案管理工作納入本部門績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行表彰和獎勵，對工作不力的員工進行督促和整改。三、檔案管理流程（一）檔案收集流程1.各部門員工在工作中形成的文件、資料，應及時收集并分類整理。2.每月末，各部門員工將收集的檔案移交本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案退回員工補充完善。（二）檔案整理流程1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集的檔案進行分類，確定檔案的類別和編號。2.對檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱。4.對整理好的檔案進行復查，確保整理質(zhì)量符合要求。（三）檔案歸檔流程1.每年[具體時間]，檔案管理人員將整理好的上一年度檔案移交公司檔案室。2.辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清單一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案室對接收的檔案進行核對和登記，將檔案存入指定的檔案庫房。（四）檔案保管流程1.檔案室應保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.定期對檔案進行檢查和清點，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色等檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進行鑒定和處置。（五）檔案利用流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱登記。3.如需借閱檔案，借閱人應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，到期及時歸還。檔案室工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人的責任。（六）檔案信息化管理流程1.按照檔案數(shù)字化標準，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，形成電子檔案。2.將電子檔案上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案管理人員負責電子檔案的日常維護和管理，包括數(shù)據(jù)更新、備份等工作。4.員工可通過檔案信息化管理系統(tǒng)查閱和利用電子檔案，系統(tǒng)應具備權(quán)限控制、檢索查詢、借閱審批等功能。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案類：包括員工的入職、離職、薪酬、考核、培訓等相關(guān)資料。3.財務檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。4.業(yè)務合同類：包括公司簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議等。5.項目檔案類：包括公司各類項目的立項、實施、驗收等相關(guān)資料。6.技術(shù)檔案類：包括公司的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設計、工藝流程等相關(guān)資料。7.資質(zhì)證書類：包括公司的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽證書等。8.其他檔案類：包括上述類別未涵蓋的其他檔案資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為公司代碼，統(tǒng)一設定為[具體代碼]。3.目錄號：根據(jù)檔案分類類別，分別設定為0108，對應行政文件類、人事檔案類、財務檔案類、業(yè)務合同類、項目檔案類、技術(shù)檔案類、資質(zhì)證書類、其他檔案類。4.案卷號：按照檔案整理的順序，每年從001開始編號。5.件號：在案卷內(nèi)按照文件的排列順序，從001開始編號。五、檔案保管期限與鑒定銷毀（一）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同、重要會議紀要等，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[具體年限]年、[具體年限]年和[具體年限]年三種。涉及公司經(jīng)營管理、財務審計、人事任免等重要事項的檔案，保管期限為[具體年限]年。一般性的業(yè)務文件、合同等檔案，保管期限為[具體年限]年。短期的臨時性文件、資料等檔案，保管期限為[具體年限]年。（二）檔案鑒定1.每年[具體時間]，由檔案室牽頭，組織各部門檔案管理人員對到期檔案進行鑒定。2.鑒定工作應成立鑒定小組，成員包括檔案室負責人、各部門檔案管理第一責任人及相關(guān)業(yè)務人員。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。4.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表。（三）檔案銷毀1.檔案銷毀申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，確保檔案銷毀過程的安全和保密。(3)檔案銷毀時，應填寫檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息，銷毀人員和監(jiān)銷人員應在清冊上簽字確認。(4)檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案安全與保密（一）檔案安全管理1.檔案庫房應配備必要的安全設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保安全設施設備正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故。4.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。（二）檔案保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務秘密等重要檔案信息進行保密管理。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對檔案查閱、借閱人員進行保密教育，嚴格控制檔案的知悉范圍，防止檔案信息泄露。4.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。5.對違反檔案保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究責任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案室負責對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進行通報。2.各部門檔案管理第一責任人應定期對本部門檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司檔案室。（二）