PAGE體制檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)體制檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織體制檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體制檔案室對本公司/組織的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織的各項(xiàng)活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集本公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織的檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計本公司/組織的體制檔案，建立健全檔案管理體系。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案室移交。2.明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索。三、檔案收集（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的會議文件、記錄、紀(jì)要等。6.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專項(xiàng)檔案。7.本公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門的檔案材料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要的檔案材料，應(yīng)及時向檔案室移交，不得擅自留存。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。2.一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于檔案的查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和檔案保護(hù)要求的檔案柜、檔案架等裝具。2.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面綜合分析檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案庫房的設(shè)施設(shè)備情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計。2.根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報告。八、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員陪同查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。3.復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的發(fā)展提供更好的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類存儲。3.利用檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案