PAGE檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對(duì)公司檔案的查借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.檔案查借閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案的利用效率，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。（二）職責(zé)內(nèi)容1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查借閱服務(wù)，按照本制度規(guī)定辦理檔案查借閱手續(xù)，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和利用水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理工作培訓(xùn)和考核。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等，公司行政公文、通知、通報(bào)等，公司證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.人力資源類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等資料，員工檔案、人事檔案等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表等文件，財(cái)務(wù)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等資料，稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研、分析報(bào)告，產(chǎn)品宣傳資料、銷售合同、訂單等文件，客戶信息、市場活動(dòng)策劃方案等資料。5.技術(shù)研發(fā)類：包括產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、方案、報(bào)告等文件，技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書等資料，研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收等相關(guān)文件。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、統(tǒng)計(jì)等文件，生產(chǎn)工藝規(guī)程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等資料，設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件。7.其他類：包括公司對(duì)外投資、合作、合資等相關(guān)文件，法律事務(wù)、訴訟、仲裁等文件，其他不屬于上述分類的重要文件和資料。（二）檔案編號(hào)檔案管理部門對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別、查找和管理。編號(hào)規(guī)則如下：1.采用數(shù)字編碼方式，按照檔案類別順序依次編號(hào)。2.編號(hào)由若干位數(shù)字組成，前幾位數(shù)字表示檔案類別，后幾位數(shù)字表示該類別下檔案的順序號(hào)。3.例如，行政管理類檔案編號(hào)為“100001199999”，人力資源類檔案編號(hào)為“200001299999”，以此類推。四、檔案的查借閱流程（一）檔案查閱流程1.查閱申請查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的類別、名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)查閱目的和檔案的保密級(jí)別等因素，決定是否批準(zhǔn)查閱申請。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請，檔案管理人員按照申請表上的要求，在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。4.提供查閱檔案管理人員根據(jù)查閱申請，在檔案庫房內(nèi)查找并提供相應(yīng)檔案，引導(dǎo)查閱人到指定查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。5.查閱歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等無誤后，在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。（二）檔案借閱流程1.借閱申請借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的類別、名稱、借閱目的、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)借閱目的和檔案的保密級(jí)別等因素，決定是否批準(zhǔn)借閱申請。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請，檔案管理人員按照申請表上的要求，在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。同時(shí)，檔案管理人員向借閱人發(fā)放《檔案借閱憑證》，注明借閱檔案的相關(guān)信息。4.提供借閱檔案管理人員根據(jù)借閱申請，在檔案庫房內(nèi)查找并提供相應(yīng)檔案，將檔案交給借閱人。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案。5.借閱歸還借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間前將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等無誤后，在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并收回《檔案借閱憑證》。如借閱人因特殊原因需要延期歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。五、檔案查閱借閱的權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.公司部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及下屬部門的檔案。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)可查閱分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。4.公司總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，確需借閱檔案的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延期的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）限制規(guī)定1.查閱借閱檔案時(shí)，查閱借閱人應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、污損、標(biāo)記等。2.查閱借閱檔案時(shí)，不得擅自將檔案帶出公司辦公區(qū)域，如需帶出公司的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱借閱檔案時(shí)，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。4.查閱借閱檔案時(shí)，查閱借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案用于非工作目的。六．檔案查閱借閱的保密要求（一）保密責(zé)任1.查閱借閱人對(duì)所查閱借閱檔案的內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案管理人員對(duì)檔案的查借閱情況負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自將查借閱信息告知無關(guān)人員。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，對(duì)檔案的查借閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督，防止檔案信息泄露。3.查閱借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱借閱人遵守保密規(guī)定，并在《檔案查閱登記簿》或《檔案借閱登記簿》上注明保密要求。4.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱借閱人應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。七、檔案查閱借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案查借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范，是否按照規(guī)定流程辦理。2.檔案查閱借閱人是否遵守檔案保密規(guī)定，是否存在泄露檔案信息的情況。3.檔案管理人員是否認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)檔案查借閱過程進(jìn)行有效監(jiān)督和管理。4.檔案的歸還情況是否及時(shí)、準(zhǔn)確，檔案是否保持完整、完好。（三）問題處理1.對(duì)于在檔案查借閱過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)于違反檔案保密規(guī)定的查閱借閱人，公司將按照相關(guān)規(guī)定給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。3.對(duì)于