PAGE社區(qū)民政檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強社區(qū)民政檔案管理，確保民政檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高民政工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本社區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)民政部門在開展各項民政業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)民政檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映民政業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，為民政工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)成立社區(qū)民政檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)民政部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各業(yè)務(wù)科室負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理辦公室，負責(zé)日常檔案管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本社區(qū)民政檔案管理的規(guī)章制度和工作計劃。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本社區(qū)民政檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進意見和建議。2.檔案管理辦公室職責(zé)負責(zé)收集、整理、歸檔、保管本社區(qū)民政部門形成的各類檔案。建立健全檔案管理制度和工作流程，規(guī)范檔案管理行為。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。負責(zé)檔案的查閱、借閱、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作，為民政工作提供檔案利用服務(wù)。對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社會救助檔案：包括城鄉(xiāng)低保、特困人員供養(yǎng)、臨時救助、醫(yī)療救助、教育救助、住房救助等檔案。2.婚姻登記檔案：包括結(jié)婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證等檔案。3.收養(yǎng)登記檔案：包括收養(yǎng)登記申請書、收養(yǎng)人證明材料、被收養(yǎng)人證明材料、收養(yǎng)登記審批表等檔案。4.社會組織管理檔案：包括社會組織成立登記、變更登記、注銷登記、年度檢查等檔案。5.優(yōu)撫安置檔案：包括現(xiàn)役軍人優(yōu)待、烈士褒揚、退役士兵安置等檔案。6.基層政權(quán)建設(shè)檔案：包括社區(qū)居委會選舉、社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、社區(qū)服務(wù)等檔案。7.其他民政業(yè)務(wù)檔案：包括民政信訪、民政統(tǒng)計、民政宣傳等檔案。（二）收集要求1.及時收集：各業(yè)務(wù)科室在辦理完民政業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時將形成的檔案材料移交檔案管理辦公室。2.完整齊全：收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠準確反映民政業(yè)務(wù)活動的全過程。3.真實有效：檔案材料應(yīng)真實可靠，具有法律效力。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為社會救助、婚姻登記、收養(yǎng)登記、社會組織管理、優(yōu)撫安置、基層政權(quán)建設(shè)、其他民政業(yè)務(wù)等七大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案按照分類編號順序排列上架存放，定期進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.電子檔案保管：對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本社區(qū)民政工作重大事件、重要決策、重要業(yè)務(wù)活動等具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映本社區(qū)民政工作一般業(yè)務(wù)活動、具有一定利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是反映本社區(qū)民政工作臨時性業(yè)務(wù)活動、利用價值較低的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為10年。（四）檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。檔案鑒定工作由檔案管理辦公室組織，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、業(yè)務(wù)科室負責(zé)人和檔案管理人員參加。鑒定結(jié)果應(yīng)形成檔案鑒定意見書，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，作為檔案保管和處置的依據(jù)。（五）檔案銷毀對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀工作由檔案管理辦公室提出申請，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，指定專人負責(zé)銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的安全和保密。銷毀檔案應(yīng)編制檔案銷毀清冊，永久保存。五、檔案的利用（一）利用范圍本社區(qū)民政部門工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本社區(qū)民政檔案。外單位因工作需要查閱本社區(qū)民政檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。公民因個人需要查閱本社區(qū)民政檔案的，應(yīng)按照規(guī)定提供有效身份證明，經(jīng)檔案管理辦公室審核同意后，可以查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等內(nèi)容。檔案管理辦公室負責(zé)人應(yīng)審核借閱申請表，批準后，檔案管理人員應(yīng)將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案利用完畢后，查閱人員和借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理辦公室，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案，確保檔案的完整和安全。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立本社區(qū)民政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對本社區(qū)民政部門形成的各類檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀等功能。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)：配備必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如服務(wù)器、交換機、防火墻等，確保檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.數(shù)據(jù)加密：對電子檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全。3.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案管理系統(tǒng)的操作進行嚴格控制，防止數(shù)據(jù)泄露。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對本社區(qū)民政檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管情況以及檔案的利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員進行整改。（二）考核評價建立檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理部門和檔案管理人員的工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案管理工作