PAGE電算化會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司電算化會(huì)計(jì)檔案管理，保證電算化會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司及所屬各部門電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。電算化會(huì)計(jì)檔案是指本公司在會(huì)計(jì)電算化過程中形成的，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等載體上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件以及其他會(huì)計(jì)資料。（三）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，包括會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)、備份等，并指定專人負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱、銷毀等工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好電算化會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)工作，確保本部門電算化會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整。二、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證電算化系統(tǒng)生成的記賬憑證、原始憑證的電子數(shù)據(jù)，包括憑證的編號(hào)、日期、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件等信息。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會(huì)計(jì)賬簿的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)包含各賬戶的期初余額、本期發(fā)生額、期末余額等詳細(xì)信息。2.輔助賬，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來賬款明細(xì)賬等的電子數(shù)據(jù)。（三）財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表的電子數(shù)據(jù)，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，以及報(bào)表附注等相關(guān)資料。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作手冊、用戶手冊、維護(hù)手冊等文檔資料。2.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的程序文件、數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等技術(shù)資料。3.財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算資料、稅務(wù)申報(bào)資料等其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的電子資料。三、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集電算化會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)、完整。每月結(jié)賬后，應(yīng)及時(shí)將本月的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并整理成書面形式，與電子數(shù)據(jù)一并保存。2.對(duì)于電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的各類會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，將電子憑證與對(duì)應(yīng)的原始憑證進(jìn)行匹配，確保憑證內(nèi)容的一致性。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照科目分類進(jìn)行整理，將總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別整理成冊，并編制目錄。3.財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊，并在封面上注明報(bào)表名稱、期間、單位等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，如操作手冊、技術(shù)資料等應(yīng)分別存放，并建立相應(yīng)的索引。四、電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等載體上，并定期進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.對(duì)于重要的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用雙備份或多備份的方式，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。（二）保管期限電算化會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年，其他會(huì)計(jì)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定。（三）保管要求1.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免受潮、受熱、受損。2.存儲(chǔ)電算化會(huì)計(jì)檔案的載體應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、存儲(chǔ)時(shí)間、保管期限等信息，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。五、電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.本公司內(nèi)部人員查閱電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.外部單位查閱電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《電算化會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)審批人簽字。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的電算化會(huì)計(jì)檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還查閱的電算化會(huì)計(jì)檔案，不得擅自復(fù)制、外借或泄露檔案內(nèi)容。（三）使用規(guī)定1.因工作需要使用電算化會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)使用專門的軟件和設(shè)備，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行操作。2.使用電算化會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)時(shí)，不得對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除等操作。如需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析或處理，應(yīng)在備份數(shù)據(jù)上進(jìn)行，并做好記錄。六、電算化會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件與審批1.電算化會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，并編制《電算化會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》。2.《電算化會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、存儲(chǔ)時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)后，可以對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行記錄。2.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《電算化會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司總經(jīng)理。（三）特殊情況處理對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。七、電算化會(huì)計(jì)檔案的安全與保密（一）安全措施1.建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保電算化會(huì)計(jì)檔案的安全。3.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問密碼，并定期更換密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（二）保密要求1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，并限制查閱范圍。3.如發(fā)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、電算化會(huì)計(jì)檔案制度的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱、使用、銷毀等手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定程序。3.電算化會(huì)計(jì)檔案的安全與保密措施是否落實(shí)到位，是否存在安全隱患。（三）問題處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。對(duì)違反電算