PAGE檔案館檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館檔案的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案館檔案的活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.保證檔案的合理利用，提高工作效率，服務公司/組織的發(fā)展。二、檔案借閱的范圍與條件（一）借閱范圍1.與員工本職工作相關(guān)的各類檔案資料，包括但不限于業(yè)務文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財務檔案等。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準的特定研究、項目等所需查閱的檔案。（二）借閱條件1.借閱人必須為本公司/組織正式員工，且因工作需要確需查閱檔案。2.借閱人應熟悉檔案內(nèi)容，了解檔案管理規(guī)定，具備相應的檔案保護意識。3.借閱人須填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱目的、檔案名稱及數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。三、檔案借閱的流程（一）申請借閱人需提前[X]個工作日填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等內(nèi)容。申請表應提交至所在部門負責人進行審核簽字。（二）審批1.部門負責人審核通過后，將申請表提交至檔案館負責人。檔案館負責人根據(jù)檔案的密級、重要性以及借閱人的實際需求進行審批。2.對于涉及重要機密、核心業(yè)務等敏感檔案的借閱申請，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導審批。（三）借閱登記1.審批通過后，檔案館工作人員根據(jù)申請表進行檔案借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱及數(shù)量、預計歸還日期等。2.借閱人需在借閱登記簿上簽字確認。（四）檔案交付檔案館工作人員按照借閱申請表上的內(nèi)容，將檔案交付給借閱人。交付時，雙方應仔細核對檔案的數(shù)量、完整性等情況。（五）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應提前[X]個工作日向檔案館提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.借閱人歸還檔案時，檔案館工作人員應認真檢查檔案的完整性、準確性及有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通并記錄。3.借閱人歸還檔案后，檔案館工作人員在借閱登記簿上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認。四、檔案借閱的期限與數(shù)量（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日。2.對于重要、核心檔案，借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）借閱數(shù)量1.借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應根據(jù)工作實際需要合理確定，原則上不超過[X]份（卷）。2.如需借閱超過規(guī)定數(shù)量的檔案，應在申請表中詳細說明原因，并經(jīng)檔案館負責人特別批準。五、檔案借閱的權(quán)限與限制（一）權(quán)限劃分1.普通員工可借閱與其本職工作相關(guān)的一般性檔案。2.部門主管可借閱本部門業(yè)務范圍內(nèi)的檔案，并可根據(jù)工作需要查閱下屬員工的相關(guān)工作檔案。3.公司/組織高層領(lǐng)導可根據(jù)工作需要查閱各類檔案。（二）限制規(guī)定1.借閱人不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)檔案館負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案安全。2.嚴禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.涉及機密、絕密級別的檔案，借閱人必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。如需摘錄、復制相關(guān)內(nèi)容，應按照保密程序另行申請并獲得批準。4.檔案借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，防止丟失、損壞。如因保管不善導致檔案出現(xiàn)問題，借閱人應承擔相應責任。六、檔案的保密與安全（一）保密要求1.借閱人應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)及公司/組織的保密制度，對所借閱檔案的內(nèi)容予以保密。2.在借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案涉及的信息可能對公司/組織造成不利影響或存在泄密風險，應立即停止借閱，并及時向檔案館及相關(guān)部門報告。（二）安全措施1.檔案館應具備完善的檔案保管設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案因火災、水災、蟲蛀、鼠咬等原因受損。2.借閱人在借閱檔案期間，應將檔案存放在安全的地方，避免在非工作時間或人員密集場所隨意放置檔案。3.如遇緊急情況（如火災、地震等），借閱人應按照公司/組織的應急預案，妥善保護好所借閱的檔案，并及時通知檔案館工作人員。七、檔案的查閱與摘錄、復制（一）查閱借閱人應在檔案館指定的地點查閱檔案，查閱過程中應保持安靜，遵守檔案館的各項規(guī)章制度。如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案館工作人員同意，并使用檔案館提供的數(shù)據(jù)采集工具進行操作，確保摘錄內(nèi)容的準確性。（二）摘錄、復制1.借閱人如需復制檔案，應提前在申請表中注明，并說明復制的用途。2.對于一般性檔案的復制，經(jīng)檔案館負責人批準后，可由借閱人自行選擇合適的方式進行復制，但復制件應與原件內(nèi)容一致，并注明復制日期、復制人等信息。3.對于重要、機密檔案的復制，必須按照公司/組織的保密規(guī)定，由檔案館工作人員統(tǒng)一進行操作，并嚴格控制復制份數(shù)。復制件應加蓋檔案館印章，并進行編號登記。八、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.檔案館應建立檔案借閱監(jiān)督機制，定期對檔案借閱情況進行檢查，確保借閱流程規(guī)范、檔案安全。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行不定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案館應及時發(fā)出書面通知，要求借閱人限期整改。2.如借閱人因違規(guī)行為導致檔案損壞、丟失、泄密等嚴重后果，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，直至追究法律責任。九、附則