PAGE機(jī)關(guān)檔案出入庫制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案出入庫流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)所有檔案的出入庫管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案出入庫過程的準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性。3.實(shí)行專人負(fù)責(zé)，明確職責(zé)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。二、檔案入庫管理（一）檔案接收1.機(jī)關(guān)各部門在完成文件材料的收集、整理、立卷后，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、種類、完整性等，填寫《檔案接收登記表》，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理過程中，應(yīng)確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的檔案及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案上架1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，按照檔案庫房的布局和編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.上架時(shí)應(yīng)注意檔案的排列順序，便于查找和利用，同時(shí)要保證檔案存放的安全和整齊。（四）入庫登記1.檔案管理部門對入庫的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《檔案入庫登記表》，記錄檔案的入庫時(shí)間、類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.入庫登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對檔案的管理和查詢。三、檔案出庫管理（一）借閱申請1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、類別、數(shù)量、借閱期限、用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，經(jīng)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行借閱登記，填寫《檔案借閱登記冊》，記錄借閱人的姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱登記應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便于對檔案的借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。（四）檔案出庫1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記冊，從檔案庫房中取出相應(yīng)的檔案，交借閱人當(dāng)面核對。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.核對無誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記冊》上注明歸還時(shí)間，并將檔案重新上架存放。四、檔案查閱管理（一）查閱申請1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、類別、數(shù)量、查閱期限、用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并注明查閱方式（現(xiàn)場查閱或復(fù)印等），提交檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況決定是否批準(zhǔn)查閱。2.對于涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，經(jīng)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱登記1.經(jīng)審批同意查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行查閱登記，填寫《檔案查閱登記冊》，記錄查閱人的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱登記應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便于對檔案的查閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。（四）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：檔案管理人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱，并保持查閱場所的安靜和整潔。2.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，查閱人應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印的內(nèi)容、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門審批同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門的印章。（五）查閱記錄1.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)如實(shí)記錄查閱內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。2.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱記錄交檔案管理部門存檔。五、檔案移交管理（一）移交申請1.機(jī)關(guān)因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，需要移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交申請表》，注明移交檔案的名稱、類別、數(shù)量、移交時(shí)間、接收單位等信息。2.申請表經(jīng)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對擬移交的檔案進(jìn)行整理，按照檔案移交的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理過程中，應(yīng)確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）移交清單編制1.檔案管理部門根據(jù)整理后的檔案，編制《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（四）檔案移交1.檔案管理部門按照檔案移交清單，將檔案移交給接收單位，并辦理交接手續(xù)。2.交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（五）移交登記1.檔案管理部門對檔案移交情況進(jìn)行登記，填寫《檔案移交登記表》，記錄檔案移交的時(shí)間、接收單位、移交檔案的名稱、類別、數(shù)量等信息。2.移交登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對檔案的移交情況進(jìn)行跟蹤和管理。六、檔案銷毀管理（一）銷毀申請1.檔案管理部門定期對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門對銷毀申請進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的密級(jí)情況決定是否批準(zhǔn)銷毀。2.對于涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀清單編制1.檔案管理部門根據(jù)審批同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（四）檔案銷毀1.檔案管理部門按照檔案銷毀清單，組織對檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。2.監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)銷毀情況。（六）銷毀登記1.檔案管理部門對檔案銷毀情況進(jìn)行登記，填寫《檔案銷毀登記表》，記錄檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量等信息。2.銷毀登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對檔案的銷毀情況進(jìn)行跟蹤和管理。七、檔案安全管理（一）庫房安全1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.庫房應(yīng)安裝消防設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備的正常運(yùn)行。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。（二）人員安全1.檔案管理人員應(yīng)具備必要的安全知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。2.檔案管理人員在出入庫檔案時(shí)，應(yīng)注意自身安全，避免發(fā)生意外事故。3.檔案管理人員在整理、查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持工作區(qū)域的整潔和安全，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，采取必要的技術(shù)措施，防止檔案信息的泄露、篡改等情況發(fā)生。2.對涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，限制訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案出入庫制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，監(jiān)督檔案出入庫