PAGE學生會檔案留存制度一、總則（一）目的為加強學生會檔案管理，確保學生會工作中形成的各類文件、資料得到妥善留存，便于查詢、利用和歷史研究，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學生會各部門及全體成員在學生會工作期間所產(chǎn)生的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學生會工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理學生會工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、保管、利用等工作應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。4.保密性原則：對于涉及學生會機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案分類及歸檔范圍（一）組織建設類1.學生會章程：學生會的組織架構、宗旨、任務、會員權利與義務等基本規(guī)定。2.部門設置及職責：各部門的設立文件、職責說明。3.干部任免文件：學生會干部的選拔、任用、換屆等相關文件。4.會議記錄：學生會全體會議、常委會會議、部門例會等會議的記錄。（二）活動策劃與執(zhí)行類1.活動策劃書：各類校園活動的策劃方案，包括活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容、流程、預算等。2.活動總結：對已舉辦活動的成效、經(jīng)驗教訓、改進措施等方面的總結。3.活動照片、視頻：記錄活動現(xiàn)場的照片、視頻資料。4.活動宣傳資料：海報、宣傳單頁、新聞稿、推文等宣傳材料。（三）學生權益維護類1.學生意見反饋記錄：收集學生對學校教學、生活、管理等方面意見的記錄。2.權益問題處理文件：針對學生權益問題的溝通、協(xié)調(diào)、處理過程中形成的文件。（四）對外交流合作類1.與其他學校學生會交流活動記錄：交流活動的策劃、組織、參與情況等相關資料。2.與社會組織合作協(xié)議、文件：與校外社會組織開展合作的協(xié)議、合作項目的相關文件。（五）財務管理類1.經(jīng)費預算：學生會各項活動的經(jīng)費預算方案。2.經(jīng)費報銷憑證：活動經(jīng)費支出的報銷發(fā)票、收據(jù)等憑證。3.財務報表：定期的學生會財務收支報表。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保工作中產(chǎn)生的各類文件、資料及時收集齊全。2.對于重要活動、緊急事項等形成的檔案，應在活動結束或事項處理完畢后[X]個工作日內(nèi)收集完畢。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類及歸檔范圍，將收集到的檔案進行分類。2.編號編目：為每一份檔案編制唯一的編號，并進行編目，建立檔案目錄清單。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂，確保整齊、牢固。4.電子檔案整理：將電子檔案按照分類進行文件夾命名，并建立相應的索引目錄。四、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設立專門的檔案庫房，配備檔案柜，按照檔案類別、年度等進行存放。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的物理位置。（二）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案柜應擺放整齊，遠離火源、水源和腐蝕性物品。（三）檔案安全管理1.建立檔案借閱登記制度，嚴格限制檔案的借閱范圍和借閱期限。2.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設施。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案利用（一）利用范圍1.學生會內(nèi)部成員因工作需要查閱檔案。2.學校相關部門因工作需要查閱與學生會工作相關的檔案。3.其他經(jīng)學生會批準的單位或個人因研究等需要查閱檔案。（二）利用流程1.申請：查閱檔案的人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報學生會檔案管理部門審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，查閱人員在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、拍照等。如需摘抄、復制、拍照等，應另行申請并經(jīng)批準。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學生會檔案管理部門負責人、各部門代表等組成。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值。2.參考檔案保管期限表，結合實際情況進行判斷。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限等。|檔案名稱|編號|年度|保管期限|||||||學生會章程修訂稿|XZ001|20XX年|永久||某次活動策劃書初稿|HD002|20XX年|3年||……|……|……|……|2.銷毀清單經(jīng)學生會負責人批準后，由檔案管理人員會同監(jiān)銷人員進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案管理人員職責（一）檔案收集職責1.負責制定檔案收集計劃，明確各部門檔案收集的范圍、時間要求等。2.定期督促各部門按時完成檔案收集工作，對收集過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。（二）檔案整理職責1.按照檔案整理規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.建立檔案整理工作臺賬，記錄整理檔案的數(shù)量、類別、整理時間等信息。（三）檔案保管職責1.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房環(huán)境符合要求。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全、完整。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。（四）檔案利用職責1.負責辦理檔案查閱申請的受理、審批、登記等手續(xù)。2.為查閱人員提供必要的服務，協(xié)助查閱檔案，并監(jiān)督查閱過程。3.對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時反饋利用過程中存在的問題。（五）檔案鑒定與銷毀職責1.參與檔案鑒定小組的工作，對檔案的保存價值進行評估。2.根據(jù)鑒定結果，編制檔案銷