PAGE檔案室管理制度公安一、總則（一）目的為加強公安檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為公安工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安系統(tǒng)內(nèi)各部門及所屬單位的檔案室管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公安檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)國家和公安工作的安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，方便公安民警及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公安系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，確保檔案室工作的正常開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公安工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.依法依規(guī)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案實體和信息安全。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公安民警的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，及時準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.參與檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的真實性和完整性。6.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表等，包括刑事偵查、治安管理、交通管理執(zhí)法、戶籍管理、出入境管理等方面的檔案。2.公安隊伍建設(shè)中形成的文件、資料，如人事檔案、教育培訓(xùn)檔案、表彰獎勵檔案等。3.公安基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、裝備采購等方面形成的文件、資料。4.公安工作中涉及的聲像、電子等特殊載體檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要的檔案或特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行重點收集，并做好相關(guān)記錄。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。3.聲像檔案按照形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。4.電子檔案按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。四、檔案保管（一）檔案保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險柜、溫濕度計、防蟲藥品等。3.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限1.公安檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公安工作中具有長遠(yuǎn)查考利用價值的重要文件、資料等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為5年以下。（三）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案密集架或?qū)Ｓ脵n案柜中，便于查找和管理。2.對特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點采取相應(yīng)的保管方式，如音像檔案應(yīng)存放在防磁、防潮的專用柜中，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。五、檔案檢索與利用（一）檔案檢索體系建設(shè)1.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類索引、主題索引等。2.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。（二）檔案利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱審批手續(xù)。2.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露，維護(hù)國家和公安工作的安全。3.方便利用原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足公安民警及相關(guān)人員的工作需要。（三）檔案查閱與借閱1.公安民警及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）檔案證明出具1.因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案室核實檔案信息后出具證明。2.檔案證明應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明有效期。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國家有關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對保管期滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對涉及重要歷史事件、重大案件等具有長遠(yuǎn)歷史價值的檔案以及不宜銷毀的檔案，應(yīng)永久保存。（三）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.對銷毀的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行徹底清除，防止信息泄露。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公安檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為公安工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類、標(biāo)注、存儲，并建立索引關(guān)系，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案信息化系統(tǒng)管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運行