PAGE安征遷檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安征遷檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在安征遷工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在安征遷工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于征遷項(xiàng)目規(guī)劃、協(xié)議簽訂、補(bǔ)償安置、房屋拆除等過(guò)程中產(chǎn)生的文件、資料、圖表、聲像等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安征遷檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映安征遷工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善安征遷檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理安征遷檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)部門(mén)報(bào)告檔案管理工作情況。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在安征遷工作中形成檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，規(guī)范檔案的形成和整理，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管、檢索、利用等。3.對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.征遷項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等。2.征遷補(bǔ)償安置協(xié)議，包括與被征遷人簽訂的各類補(bǔ)償安置協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。3.被征遷房屋及附屬物的相關(guān)資料，如房屋產(chǎn)權(quán)證書(shū)、土地使用證、測(cè)繪圖紙、評(píng)估報(bào)告等。4.征遷過(guò)程中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、通知、公告等文件。5.征遷工作中的照片、錄像、錄音等聲像資料。6.其他與安征遷工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在安征遷工作完成后及時(shí)將形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門(mén)。2.檔案應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照安征遷工作的流程和檔案的內(nèi)容，將檔案分為項(xiàng)目前期、征遷補(bǔ)償安置、房屋拆除等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查詢和保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限安征遷檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：征遷項(xiàng)目的重要文件、協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書(shū)等，對(duì)維護(hù)征遷工作的歷史真實(shí)性和完整性具有重要意義的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：征遷項(xiàng)目的一般性文件、資料等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：征遷工作中臨時(shí)性的文件、資料等，保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于管理和查詢。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被破壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案：查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱檔案：借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，包括查閱人姓名、查閱日期、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、借閱日期、借閱期限等信息。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容：審查檔案是否反映安征遷工作的主要情況，是否對(duì)今后的工作具有參考價(jià)值。2.審查檔案的保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值等因素，審查檔案的保管期限是否合理。3.征求意見(jiàn)：征求業(yè)務(wù)部門(mén)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)檔案鑒定的意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立安征遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢。檢索數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、關(guān)鍵詞等信息。3.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能。利用平臺(tái)應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤等功能。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案