PAGE會計檔案管理制度文庫一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則：公司會計檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領導下，由財務部門負責組織實施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導。各分公司、子公司應根據(jù)本制度，結(jié)合自身實際情況，制定相應的會計檔案管理制度，負責本單位會計檔案的具體管理工作。2.依法管理原則：嚴格遵守國家有關會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準確原則：保證會計檔案的內(nèi)容完整、準確，如實反映公司的經(jīng)濟業(yè)務活動。4.安全保密原則：采取有效措施，確保會計檔案的安全，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。二、會計檔案管理職責分工（一）財務部門職責1.負責組織本公司會計檔案的收集、整理、裝訂、保管等日常管理工作。2.對會計檔案的真實性、完整性、準確性負責，按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，提出會計檔案銷毀意見。3.建立會計檔案查閱、借閱登記制度，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好會計檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）檔案管理部門職責1.負責指導、監(jiān)督財務部門的會計檔案管理工作，對會計檔案管理情況進行定期檢查。2.參與會計檔案的鑒定工作，對超過保管期限的會計檔案提出鑒定意見。3.按照國家有關規(guī)定，做好會計檔案的移交、保管、利用等工作。（三）其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，及時將本部門形成的與會計核算相關的資料移交財務部門歸檔。三、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表等各類證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記的，全面反映公司經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細科目分類登記的，詳細記錄公司各項經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細賬、往來明細賬等，對特定經(jīng)濟業(yè)務進行輔助核算的賬簿。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務會計報告：在月度財務會計報告的基礎上，增加相關附注和財務情況說明書。3.年度財務會計報告：全面反映公司年度財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表、附注以及財務情況說明書等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：反映公司銀行存款日記賬與銀行對賬單之間差異及調(diào)節(jié)情況的表格。2.銀行對賬單：銀行出具的反映公司銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報表：公司向稅務機關申報納稅情況的表格。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案移交情況的清單。5.會計檔案保管清冊：記錄會計檔案保管情況的清單。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清單。7.其他與會計核算相關的資料，如財務分析報告、審計報告等。四、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務部門應定期收集本公司在會計核算過程中形成的各類會計資料，確保會計檔案的完整性。2.各部門應及時將與會計核算相關的資料移交財務部門，移交時應辦理交接手續(xù)，明確雙方責任。（二）整理要求1.會計憑證應按照編號順序，將原始憑證附在相應記賬憑證后面，并加具封面、封底，裝訂成冊。封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿應按照總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿的順序進行整理，每本賬簿應加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。3.財務會計報告應按照月度、季度、年度分別整理，裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、報告所屬期間、報告種類等內(nèi)容。4.其他會計資料應按照類別進行整理，分別裝訂成冊或裝盒，并加具封面，注明資料名稱、所屬期間等內(nèi)容。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務會計報告中，月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設置專門的會計檔案保管庫房，確保會計檔案存放安全。保管庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會計檔案也可采用電子存儲方式進行保管，但應保證電子檔案的安全性和完整性，并定期進行備份。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.建立會計檔案保管臺賬，詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。3.定期對會計檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行修復或處理。六、會計檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到財務部門辦理查閱手續(xù)。查閱時，應在指定地點進行，不得將會計檔案帶出保管庫房。2.外單位因工作需要查閱本公司會計檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司管理層批準。查閱時，應安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復制會計檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，應填寫《會計檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和財務部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。2.外單位借閱本公司會計檔案，除按上述查閱規(guī)定辦理審批手續(xù)外，還應與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方責任。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。（三）利用記錄財務部門應建立會計檔案查閱、借閱登記薄，詳細記錄查閱、借閱人員姓名、單位、查閱或借閱時間、內(nèi)容、歸還時間等信息，以備查考。七、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立會計檔案鑒定工作小組，由財務部門、檔案管理部門及相關業(yè)務部門人員組成，負責對超過保管期限的會計檔案進行鑒定。（二）鑒定程序1.會計檔案鑒定工作小組應定期對已到保管期限的會計檔案進行清查核對，確定哪些會計檔案已無保存價值。2.對擬銷毀的會計檔案，應逐卷、逐冊進行審查，提出鑒定意見。鑒定意見應包括會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀意見等內(nèi)容。3.會計檔案鑒定工作小組應形成鑒定報告，報公司管理層審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司管理層批準后，財務部門應編制會計檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。會計檔案銷毀清冊應一式三份，分別由財務部門、檔案管理部門和公司留存。2.銷毀會計檔案時，應由財務部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對會計檔案銷毀清冊與實際銷毀的會計檔案是否一致，確保