PAGE規(guī)劃局法治檔案制度一、總則（一）目的為加強規(guī)劃局法治檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高規(guī)劃局依法行政水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃局在履行規(guī)劃管理職能過程中形成的各類法治檔案，包括但不限于行政許可、行政處罰、行政復議、行政訴訟等檔案材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)劃局法治檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映規(guī)劃局法治工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷高效的檔案利用服務(wù)，提高檔案利用價值。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善規(guī)劃局法治檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.集中統(tǒng)一保管規(guī)劃局法治檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.按照檔案整理規(guī)范，對接收的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案整理質(zhì)量。5.負責檔案的安全保管，采取必要的安全防護措施，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。7.根據(jù)工作需要，及時向各業(yè)務(wù)部門和其他有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。8.定期對檔案管理工作進行總結(jié)、分析和評估，針對存在的問題及時提出改進措施，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門在法治工作中形成檔案材料的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案管理部門。2.明確一名檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負責與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)本部門檔案管理工作，確保檔案移交的及時性和完整性。3.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的日常整理和保管工作，確保檔案妥善存放，便于查找利用。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱等申請，并配合檔案管理部門做好相關(guān)利用服務(wù)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政許可檔案：包括建設(shè)項目規(guī)劃許可申請材料、受理通知書、審查意見、許可證發(fā)放記錄等。2.行政處罰檔案：涵蓋立案審批表、調(diào)查取證材料、行政處罰決定書、送達回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄等。3.行政復議檔案：包含行政復議申請書、答復書、證據(jù)材料、復議決定書等。4.行政訴訟檔案：涉及起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、判決書、裁定書調(diào)解書等。5.其他法治相關(guān)檔案：如法治宣傳活動資料、法治培訓記錄、法治工作會議紀要等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、有效，字跡清晰、圖表工整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和完整性。4.收集的檔案材料應(yīng)按照形成時間順序進行排列，對于同一事項的多份材料應(yīng)進行編號并裝訂成冊。（三）收集時間1.行政許可檔案應(yīng)在許可事項辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)完成收集整理并移交檔案管理部門。2.行政處罰檔案應(yīng)在處罰決定執(zhí)行完畢后[X]個工作日內(nèi)移交。3.行政復議、行政訴訟檔案應(yīng)在案件終結(jié)后[X]個工作日內(nèi)移交。4.其他法治相關(guān)檔案應(yīng)在活動結(jié)束或工作完成后[X]個工作日內(nèi)收集整理并移交。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，將每年的檔案分為不同的類別。2.機構(gòu)分類法：結(jié)合規(guī)劃局內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，按照業(yè)務(wù)部門進行分類，如規(guī)劃編制部門檔案、規(guī)劃審批部門檔案等。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進行分類，如行政許可類、行政處罰類等。（三）整理步驟1.裝訂：對收集的檔案材料進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。2.編頁號：對檔案材料逐頁編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)、備注等項目，目錄應(yīng)清晰準確。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。五、檔案保管（一）保管場所規(guī)劃局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房用于存放法治檔案，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案類別、年度、保管期限等進行排列上架存放，便于查找利用。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及規(guī)劃局重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、具有長遠歷史價值和查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限，定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。（四）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清點，每年至少進行[X]次全面清點，并做好清點記錄。2.對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱法治檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱本局法治檔案。3.司法機關(guān)、行政復議機關(guān)等依法查閱本局法治檔案。4.公民、法人或其他組織按照法定程序查閱本局依法公開的法治檔案。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。其他單位或個人查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)出示有效證件，并在檔案管理部門指定的地點查閱或借閱，不得擅自將檔案帶出指定地點。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損等，如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱者責任。（四）檔案保密1.檔案管理部門應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密。2.檔案利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，對因工作需要知悉的檔案信息應(yīng)妥善保管，不得用于與工作無關(guān)的目的。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人及相關(guān)檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，并形成鑒定意見。2.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、