PAGE之檔案保密工作制度[公司/組織名稱(chēng)]檔案保密工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案保密工作，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門(mén)、崗位及人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)檔案信息采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息被非法獲取、使用、披露或篡改。2.合法合規(guī)原則：檔案保密工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.最小化原則：根據(jù)工作需要，僅向必要的人員提供檔案信息，并嚴(yán)格控制知悉范圍。4.全程管理原則：對(duì)檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等全過(guò)程實(shí)施保密管理。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成人員：由公司/組織高層管理人員擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司/組織檔案保密工作，制定保密工作方針、政策和策略。審批檔案保密工作制度、計(jì)劃及重大事項(xiàng)。協(xié)調(diào)解決檔案保密工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門(mén)1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密工作具體操作流程與規(guī)范。組織開(kāi)展檔案保密培訓(xùn)與教育工作。對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密監(jiān)督與檢查。負(fù)責(zé)保密設(shè)備與設(shè)施的配備、維護(hù)和管理。對(duì)涉及保密檔案的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查，并提出處理建議。（三）各部門(mén)負(fù)責(zé)人1.職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案保密工作的組織與實(shí)施。確保本部門(mén)人員了解并遵守檔案保密制度。對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行初步審核，確定密級(jí)，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案保密工作相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)。（四）檔案管理人員1.職責(zé)嚴(yán)格按照檔案保密制度和操作流程進(jìn)行檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等具體工作，確保檔案的安全與完整。對(duì)檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，監(jiān)督利用過(guò)程中的保密情況。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（五）其他人員1.職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。在工作中涉及檔案信息時(shí)，必須按照規(guī)定程序操作，確保信息安全。三、檔案保密制度具體內(nèi)容（一）檔案密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：涉及公司/組織核心商業(yè)機(jī)密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、未公開(kāi)的技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對(duì)公司/組織造成極其嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級(jí)：包括重要業(yè)務(wù)信息、客戶(hù)資料、合同協(xié)議、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對(duì)公司/組織的運(yùn)營(yíng)和利益產(chǎn)生較大影響。3.秘密級(jí)：一般的業(yè)務(wù)文檔、一般性工作記錄等，泄露后可能對(duì)公司/組織造成一定的不良影響。（二）檔案形成與收集過(guò)程中的保密1.在檔案形成過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、在辦公場(chǎng)所妥善保管等，防止信息在初始階段被泄露。2.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，并按照保密要求進(jìn)行整理和分類(lèi)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。移交時(shí)需填寫(xiě)詳細(xì)的移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理與存儲(chǔ)保密1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范和保密要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和整理。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備完善的安全保密設(shè)施，如防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備、防火防潮設(shè)備等。對(duì)不同密級(jí)的檔案應(yīng)實(shí)行分區(qū)存儲(chǔ)，絕密級(jí)檔案應(yīng)單獨(dú)存放于專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或保密庫(kù)中。3.采用電子存儲(chǔ)方式的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼。（四）檔案借閱與利用保密1.借閱審批因工作需要借閱檔案的，必須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限、擬借閱檔案的密級(jí)等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，涉及絕密級(jí)檔案的，還需經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.借閱登記檔案管理部門(mén)對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案名稱(chēng)及密級(jí)等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用場(chǎng)所與方式借閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的符合保密要求的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。涉及絕密級(jí)檔案的，嚴(yán)禁復(fù)印和摘錄。利用檔案過(guò)程中，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或擅自銷(xiāo)毀。（五）檔案?jìng)鬟f與運(yùn)輸保密1.檔案?jìng)鬟f應(yīng)采用安全可靠的方式，如專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要通信、加密電子傳輸?shù)取?.對(duì)于紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保檔案在傳遞過(guò)程中的安全，防止丟失、被盜或泄露。傳遞過(guò)程中應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的文件袋，并在封口處加蓋密封章。3.通過(guò)電子方式傳輸檔案時(shí)，必須采用加密技術(shù)，確保傳輸信息的保密性。同時(shí)，要對(duì)傳輸記錄進(jìn)行備份，以備查核。4.在檔案運(yùn)輸過(guò)程中，如委托外部運(yùn)輸公司，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和保密措施的公司，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。（六）檔案保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境、借閱登記情況、保密制度執(zhí)行情況等。2.每季度至少進(jìn)行一次全面的保密檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。3.不定期開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)保密檢查，針對(duì)重點(diǎn)部門(mén)、重點(diǎn)檔案或重要時(shí)期進(jìn)行重點(diǎn)檢查，確保檔案保密工作始終處于受控狀態(tài)。4.鼓勵(lì)全體員工對(duì)檔案保密工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密。（七）檔案保密教育與培訓(xùn)1.新員工入職時(shí)，應(yīng)接受檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，使其了解公司/組織檔案保密制度的重要性和基本要求。2.定期組織全體員工參加檔案保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司/組織檔案保密制度、保密技術(shù)與方法等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。3.根據(jù)不同崗位的工作需求，開(kāi)展針對(duì)性的保密培訓(xùn)，如對(duì)涉及檔案管理的關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行深入的保密技能培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和操作水平。4.將檔案保密教育納入員工年度培訓(xùn)計(jì)劃，確保員工每年至少接受一次系統(tǒng)的保密培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行考核。考核結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤。（八）檔案保密設(shè)施與設(shè)備管理1.配備必要的檔案保密設(shè)施與設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、保密庫(kù)、監(jiān)控?cái)z像頭、加密軟件、防磁柜等，并確保其正常運(yùn)行。2.建立保密設(shè)施與設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、維護(hù)記錄等信息。3.定期對(duì)保密設(shè)施與設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其性能符合保密要求。對(duì)損壞或老化的設(shè)備及時(shí)進(jìn)行維修或更換。4.對(duì)保密設(shè)施與設(shè)備的使用進(jìn)行嚴(yán)格管理，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)操作，設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限和密碼，并定期更換密碼。（九）檔案保密違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)泄露公司/組織檔案信息，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法追究其法律責(zé)任。3.因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并主動(dòng)向公司/組織報(bào)告。根據(jù)情節(jié)，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。4.對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查時(shí)，應(yīng)遵循客觀、公正、合法的原則，收集相關(guān)證據(jù)，確保處理結(jié)果的公正性和嚴(yán)