PAGE檔案管查詢利用制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的查詢與利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)、管理等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工對(duì)檔案的查詢與利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案的查詢與利用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確?；顒?dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢與利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織發(fā)展和員工工作需求為出發(fā)點(diǎn)，在確保安全保密的前提下，為檔案利用者提供高效、便捷的服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的合理利用。二、檔案查詢利用的范圍與條件（一）查詢利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查詢與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案，包括但不限于人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等。2.特定外部單位或個(gè)人在符合法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定的前提下，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可向特定外部單位或個(gè)人提供相關(guān)檔案查詢服務(wù)，如合作單位開展業(yè)務(wù)需要、政府部門依法進(jìn)行調(diào)查等。（二）查詢利用條件1.員工查詢利用條件填寫《檔案查詢利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查詢利用的目的、內(nèi)容、范圍等。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意。涉及重要或敏感檔案的查詢利用，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人查詢利用條件提供合法有效的證明文件，如介紹信、工作證、調(diào)查函等，明確查詢利用的目的和范圍。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、檔案查詢利用的流程（一）申請(qǐng)1.員工申請(qǐng)員工如需查詢利用檔案，應(yīng)向所在部門檔案管理人員領(lǐng)取《檔案查詢利用申請(qǐng)表》，如實(shí)填寫相關(guān)信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.外部單位或個(gè)人申請(qǐng)外部單位或個(gè)人申請(qǐng)查詢利用檔案，應(yīng)通過正式函件向公司/組織相關(guān)部門提出申請(qǐng)，函件中應(yīng)注明查詢利用的目的、范圍、所需檔案清單等，并附上合法有效的證明文件。（二）審核1.部門審核所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的《檔案查詢利用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查詢利用目的是否合理、與工作職責(zé)是否相關(guān)等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署意見并加蓋部門公章。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批對(duì)于涉及重要或敏感檔案的查詢利用申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行綜合評(píng)估，做出批準(zhǔn)或不予批準(zhǔn)的決定。3.外部申請(qǐng)審核公司/組織相關(guān)部門收到外部單位或個(gè)人的查詢利用申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)函件及證明文件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)目的的合法性、證明文件的真實(shí)性有效性、查詢利用范圍是否合理等。審核通過后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查詢利用1.員工查詢利用經(jīng)批準(zhǔn)的員工查詢利用申請(qǐng)，由所在部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，并提供相應(yīng)的檔案供員工查閱。員工應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.外部單位或個(gè)人查詢利用經(jīng)批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人查詢利用申請(qǐng)，由公司/組織指定的檔案管理人員負(fù)責(zé)接待。檔案管理人員按照批準(zhǔn)的范圍，提供相關(guān)檔案供查詢利用，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。外部單位或個(gè)人如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。（四）歸還與登記1.員工歸還與登記員工查閱利用檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱利用登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。2.外部單位或個(gè)人歸還與登記外部單位或個(gè)人查閱利用檔案完畢后，應(yīng)按照約定的時(shí)間和方式歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在檔案查閱利用登記表上記錄相關(guān)信息。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)與外部單位或個(gè)人溝通，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。四、檔案查詢利用的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案保管場(chǎng)所安全檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。2.檔案查閱利用場(chǎng)所安全檔案查閱利用應(yīng)在專門的場(chǎng)所進(jìn)行，場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、安靜，便于檔案管理人員進(jìn)行管理和監(jiān)督。查閱利用場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、保險(xiǎn)柜等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。（二）保密管理1.檔案管理人員保密職責(zé)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)。不得擅自泄露檔案信息，不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。在檔案查閱利用過程中，要對(duì)利用者的行為進(jìn)行監(jiān)督，防止信息泄露。2.利用者保密要求檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行引用、公開等，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保信息公開合法合規(guī)。3.保密協(xié)議簽訂對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案查詢利用，在批準(zhǔn)查詢利用申請(qǐng)時(shí)，可要求利用者簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。五、檔案查詢利用過程中的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查詢利用情況進(jìn)行檢查，包括申請(qǐng)審批手續(xù)是否齊全、查閱利用過程是否規(guī)范、檔案歸還情況是否正常等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并記錄檢查結(jié)果。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案查詢利用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案查詢利用的合規(guī)性、安全性、保密性等方面。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，提出審計(jì)意見并督促整改。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)監(jiān)督檔案查詢利用活動(dòng)應(yīng)接受國(guó)家法律法規(guī)的監(jiān)督檢查。公司/組織應(yīng)積極配合政府部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案查詢利用情況。2.社會(huì)監(jiān)督鼓勵(lì)公司/組織員工及社會(huì)公眾對(duì)檔案查詢利用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，公司/組織應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。六、檔案查詢利用的收費(fèi)規(guī)定（一）收費(fèi)原則檔案查詢利用收費(fèi)應(yīng)遵循合理、公正、公開的原則，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。（二）收費(fèi)項(xiàng)目與標(biāo)準(zhǔn)1.復(fù)印費(fèi)根據(jù)復(fù)印紙張數(shù)量、規(guī)格等收取復(fù)印費(fèi)用，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況制定。2.拍照費(fèi)根據(jù)拍照數(shù)量、照片規(guī)格等收取拍照費(fèi)用，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況制定。3.其他費(fèi)用如因特殊情況需要提供額外服務(wù)或產(chǎn)生其他費(fèi)用的，由公司/組織與利用者協(xié)商確定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。（三）收費(fèi)程序1.告知收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)在受理檔案查詢利用申請(qǐng)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向利用者告知收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)及收費(fèi)方式等信息。2.收費(fèi)結(jié)算利用者查閱利用檔案完畢后，檔案管理人員按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)結(jié)算。收費(fèi)方式可采用現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、支票等方式，具體由公司/組織財(cái)務(wù)部門規(guī)定。七、檔案查詢利用的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、查詢統(tǒng)計(jì)、借閱登記、安全審計(jì)等功能，為檔案查詢利用提供便捷高效的信息化平臺(tái)。（二）電子檔案查詢利用1.查詢利用方式員工可通過檔案管理系統(tǒng)遠(yuǎn)程查詢利用電子檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行在線查閱、下載、打印等操作。外部單位或個(gè)人如需查詢利用電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的流程申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員提供相應(yīng)的電子檔案，并對(duì)查閱利用過程進(jìn)行記錄。2.電子檔案安全管理加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保